Bạn có cảm thấy email đang chiếm hết thời gian của mình?

Việc xử lý email luôn là một thử thách, nhưng khi bạn có một blog và lượng truy cập ngày càng tăng, hộp thư của bạn có thể trở nên quá tải. (Tôi nhận hàng nghìn email mỗi tuần.)

Vì vậy, tuần này tôi muốn chia sẻ một số mẹo giúp bạn xử lý email nhanh chóng và hiệu quả.

Lưu ý: Tôi sử dụng Gmail, vì vậy sẽ đề cập đến nó trong bài viết này. Tuy nhiên, hầu hết các mẹo này có thể áp dụng cho các hệ thống email khác.

1. Sử dụng thư trả lời mẫu

Nếu bạn liên tục nhận được những câu hỏi giống nhau, hãy thiết lập các thư trả lời mẫu. Đây là các mẫu email bạn có thể soạn sẵn để nhanh chóng trả lời mà không mất nhiều thời gian.

Tôi có sẵn các thư trả lời mẫu cho:

Đề xuất hợp tác PR

Đề xuất viết bài khách

Đề xuất SEO (người muốn chúng tôi đặt liên kết đến trang web của họ)

Gmail giúp bạn thiết lập các mẫu thư này khá dễ dàng. Nếu hệ thống email của bạn không hỗ trợ, hãy tạo một tài liệu Word với tất cả các câu trả lời và chỉ cần sao chép – dán khi cần.

2. Tạo trang Câu hỏi Thường gặp (FAQ)

Một cách khác để xử lý các câu hỏi lặp lại là tạo một trang FAQ, nơi cung cấp sẵn câu trả lời.

Tôi có một trang FAQ trên ProBlogger để trả lời những câu hỏi phổ biến nhất. Chúng tôi cũng liên kết nó trên biểu mẫu liên hệ và khuyến khích người dùng kiểm tra trước khi gửi câu hỏi.

Dù không phải ai cũng đọc FAQ trước khi gửi email, nhưng nó đã giúp giảm đáng kể số lượng email tôi phải xử lý, đồng thời người đọc cũng nhận được câu trả lời nhanh hơn.

3. Sử dụng biểu mẫu liên hệ

Biểu mẫu liên hệ không chỉ giúp thu thập thông tin người gửi mà còn giúp phân loại email một cách hiệu quả.

Ví dụ: biểu mẫu liên hệ trên Digital Photography School có một trường “Chọn chủ đề” với bốn lựa chọn:

Tôi có câu hỏi về sản phẩm

Tôi cần báo lỗi hoặc vấn đề kỹ thuật

Tôi muốn quảng cáo trên dPS

Khác

Tùy vào lựa chọn của người gửi, email sẽ được tự động chuyển đến đúng bộ phận:

Đội ngũ hỗ trợ khách hàng (tùy chọn 1 & 4)

Nhóm kỹ thuật (tùy chọn 2)

Nhóm đối tác (tùy chọn 3)

Bạn cũng có thể gợi ý người đọc đặt câu hỏi trên các kênh mạng xã hội của bạn, đồng thời thông báo liệu bạn có phản hồi hay không, và thời gian phản hồi dự kiến.

4. Nhờ sự trợ giúp

Sau nhiều năm tự xử lý email, tôi nhận ra rằng thuê đội ngũ hỗ trợ là một trong những quyết định thông minh nhất.

Số lượng email tăng đột biến khi chúng tôi bắt đầu bán ebook trên Digital Photography School. Mỗi khi ra mắt sản phẩm mới, tôi nhận được hàng loạt câu hỏi như:

Ebook là gì?

Làm thế nào để tải xuống và mở?

Sản phẩm này có phù hợp với tôi không?

Thanh toán qua PayPal bằng thẻ tín dụng như thế nào?

Chính sách hoàn tiền ra sao?

Việc trả lời những câu hỏi này khiến tôi không thể tập trung vào việc tiếp thị và phát triển sản phẩm mới. Vì vậy, tôi thuê đội ngũ hỗ trợ khách hàng để giải quyết chúng.

Chúng tôi cũng sử dụng công cụ Zendesk, giúp quản lý email hiệu quả hơn bằng cách tạo vé hỗ trợ (ticket) cho từng yêu cầu.

5. Thiết lập bộ lọc email

Một lý do tôi chuyển sang Gmail là vì nó cho phép thiết lập bộ lọc.

Ban đầu, hộp thư của tôi bị ngập tràn thông báo từ mạng xã hội. Tôi đã thiết lập bộ lọc để tự động chuyển chúng sang thư mục riêng thay vì lấp đầy hộp thư đến.

Hiện tại, tôi cũng sử dụng bộ lọc để:

Lưu email xác nhận bán ebook, giúp tôi hỗ trợ khách hàng dễ dàng hơn.

Lưu hóa đơn cho mục đích thuế, mà không cần đọc ngay.

Bằng cách kết hợp biểu mẫu liên hệ với bộ lọc email, bạn có thể tự động hóa quy trình xử lý email.

6. Sử dụng Unroll.Me để quản lý đăng ký email

Là một blogger, bạn có thể đăng ký nhận nhiều bản tin để theo dõi xu hướng. Nhưng việc hủy đăng ký thường mất thời gian, nên nhiều người cứ để chúng tiếp tục đổ về hộp thư.

Unroll.Me giúp tôi quét hộp thư đến và hiển thị danh sách tất cả các bản tin tôi đã đăng ký. Tôi có thể:

Hủy đăng ký hàng loạt chỉ với vài cú nhấp chuột.

Gom các bản tin quan trọng vào một email tổng hợp hàng ngày.

7. Dùng Boomerang để quản lý thời gian gửi email

Boomerang là một tiện ích mở rộng của Chrome dành cho Gmail, giúp tôi:

Lên lịch gửi email vào thời điểm thích hợp. Ví dụ, nếu tôi viết email vào đêm khuya, tôi có thể đặt nó gửi vào 9 giờ sáng hôm sau để trông chuyên nghiệp hơn.

Nhắc nhở email quan trọng. Nếu tôi nhận được email cần xử lý sau, Boomerang có thể tạm ẩn nó và gửi lại vào thời gian tôi chọn.

Kết luận: Hy vọng những mẹo trên giúp bạn kiểm soát email hiệu quả hơn. Bạn có mẹo nào khác không? Hãy chia sẻ trong phần bình luận!