I. Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp công việc theo mức độ trong một khoảng thời gian nhất định. Lập kế hoạch nhằm mục đích giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thời gian, quy trình làm việc và hiệu quả công việc.

Lập kế hoạch được coi là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, cần thiết không chỉ trong cuộc sống mà còn trong các doanh nghiệp lớn.

II. 4 phương pháp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Phân tích bối cảnh hiệu quả bằng SWOT

Trước khi xây dựng kế hoạch, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố liên quan đến tình hình thực tế, và mô hình SWOT là một công cụ hiệu quả để thực hiện điều này. SWOT (SWOT Analysis) là một trong năm bước quan trọng trong quá trình hình thành chiến lược sản xuất, kinh doanh của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc dự án. Phương pháp này giúp đánh giá toàn diện dựa trên bốn yếu tố chính:

•             Strengths (Điểm mạnh): Những lợi thế nội tại mà doanh nghiệp có thể tận dụng và phát huy.

•             Weaknesses (Điểm yếu): Những hạn chế cần cải thiện để tránh ảnh hưởng đến quá trình triển khai kế hoạch.

•             Opportunities (Cơ hội): Những lợi ích tiềm năng mà doanh nghiệp có thể khai thác để phát triển.

•             Threats (Thách thức): Những nguy cơ hoặc rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Việc áp dụng mô hình SWOT giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về bối cảnh hoạt động, nhận diện rõ ràng các yếu tố ảnh hưởng, từ đó tận dụng điểm mạnh, cải thiện điểm yếu, nắm bắt cơ hội và hạn chế rủi ro. Đây là một trong những phương pháp lập kế hoạch chiến lược phổ biến và hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm nâng cao tính khả thi và hiệu suất của kế hoạch kinh doanh.

2. Xác định rõ mục tiêu với mô hình SMART

Mục tiêu cụ thể (Specific)

Khi xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART, nhà quản lý cần đảm bảo tính cụ thể và rõ ràng. Một mục tiêu cần đi kèm với con số cụ thể để có thể xác định được phạm vi và hướng đi rõ ràng. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu chung chung như “Tăng độ nhận diện thương hiệu”, hãy xác định rõ ràng hơn: “Trong quý II, độ nhận diện thương hiệu cần tăng thêm 20% so với quý I”.

Việc sử dụng các chỉ số KPI giúp đo lường chính xác hiệu quả công việc và xác định được những yếu tố cần cải thiện để đạt được mục tiêu.

Mục tiêu có thể đo lường (Measurable)

Một mục tiêu hiệu quả phải có khả năng đo lường được. Nhà quản lý cần đặt ra các tiêu chí cụ thể để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Việc sử dụng các số liệu giúp doanh nghiệp xác định mức tăng trưởng hay giảm sút, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.

Mục tiêu khả thi (Achievable)

Tính khả thi đảm bảo rằng mục tiêu đề ra nằm trong phạm vi có thể thực hiện được, phù hợp với nguồn lực hiện có. Nếu tháng trước, lượng truy cập vào website doanh nghiệp tăng 10%, thì việc đặt mục tiêu tăng trưởng ở mức 8-10% cho tháng tiếp theo sẽ hợp lý hơn so với con số 25%.

Trong trường hợp này, các công cụ hỗ trợ như 1Office có thể giúp doanh nghiệp theo dõi các báo cáo trực quan, thống kê các chỉ số kinh doanh theo thời gian thực và đưa ra dữ liệu chi tiết giúp nhà quản lý đánh giá khả năng đạt được mục tiêu.

Mục tiêu liên quan (Relevant)

Mỗi mục tiêu cần có sự liên kết chặt chẽ với các mục tiêu lớn hơn của doanh nghiệp. Khi đặt mục tiêu theo mô hình SMART, bạn cần đảm bảo rằng mục tiêu của từng bộ phận, chẳng hạn như marketing, sẽ góp phần hỗ trợ và thúc đẩy mục tiêu chung của công ty.

Mục tiêu có thời hạn rõ ràng (Time-bound)

Việc đặt ra thời gian hoàn thành cụ thể giúp đảm bảo tiến độ và giữ cho đội ngũ nhân viên đi đúng hướng. Một mục tiêu có giới hạn thời gian rõ ràng cũng tạo động lực làm việc và tăng trách nhiệm cho người thực hiện.

Tránh đặt mục tiêu mơ hồ không có thời hạn cụ thể, chẳng hạn như “Năm nay, chúng ta sẽ triển khai một chiến dịch marketing lớn”. Thay vào đó, hãy xác định một khung thời gian cụ thể như “Trong quý III, chúng ta sẽ triển khai chiến dịch marketing tập trung vào kênh digital để tăng 15% lượng khách hàng tiềm năng”.

3. 5W1H – “Chìa khóa” xác định nội dung công việc hiệu quả

5W1H là công thức xây dựng nội dung được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh doanh, Marketing và quản lý.

What? – Xác định dịch vụ, sản phẩm kinh doanh

Trong yếu tố này doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi: sản phẩm là gì? Có ưu điểm thuộc tính gì? Sản phẩm nằm trong lĩnh vực nào, các đối thủ cạnh tranh ra sao?

Who? – Định vị khách hàng

Ai sẽ là người cần đến sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp? Người tiêu dùng hay các doanh nghiệp lớn? Xác định đúng đối tượng khách hàng mới có thể tìm cách tiếp cận phù hợp và chính xác. Bạn cần đặt mình vào vị trí khách hàng để hình dung ra hành vi mua hàng của họ.

Why? – Tạo sao khách hàng tìm đến doanh nghiệp của bạn?

Ở phần này bạn cần có kế hoạch làm nổi bật những đặc điểm ưu việt của sản phẩm/ dịch vụ kinh doanh, những khác biệt so với thị trường và đối thủ cạnh tranh. Đây đồng thời là yếu tố giúp nâng cao khả năng sáng tạo và hoàn thiện sản phẩm/ chất lượng dịch vụ.

When? – Thời điểm tung chiến lược ra thị trường

Thời điểm thích hợp để thực hiện kế hoạch là khi nào? Các đầu việc nhỏ hoàn thành ra sao để kịp tiến độ? Những điều này bạn cần làm rõ khi lập kế hoạch kinh doanh. Như vậy các phương pháp lập kế hoạch sẽ được ứng dụng hoàn chỉnh và mang đến hiệu quả cao.

Where? – Địa điểm kinh doanh

Hãy chú trọng vào địa điểm nơi doanh nghiệp của bạn sẽ thực hiện công việc sẽ lên kế hoạch vì nó quyết định đến 30% việc bạn thành công hay thất bại.

How? – Làm thế nào để lên kế hoạch hiệu quả ?

Khi đã có bức tranh tổng thể về kế hoạch của mình, giờ đến lúc bạn cần tiến hành lập bản kế hoạch cụ thể, chi tiết và liên tục sáng tạo trong cách thực hiện.

4. Quản lý rủi ro phát sinh với mô hình 2C

2C: Control – Check

Control: Kiểm soát dự án đi đúng hướng là việc làm quan trọng mà người quản lý sẽ là người đứng đầu và chịu trách nhiệm. Bất cứ công việc nào khi tiến hành cũng cần đến bước này để cải thiện từng phần và hoàn thiện nhằm đem đến kết quả tốt nhất. Việc đo lường bằng công cụ gì và như thế nào sẽ được vạch sẵn trong bản kế hoạch. Tùy vào tính chất công việc và kết quả cần đạt thì các công cụ này sẽ thay đổi theo.

Check: Xác định phương pháp mà người quản lý sẽ dùng để kiểm tra trong trường hợp này là gì. Bạn phải kiểm tra nó với tần suất bao nhiêu và người thực hiện việc này là ai. Đích thân người quản lý hay trợ lý thực hiện?