Làm chủ thời gian với quy luật Parkinson

Quy luật Parkinson bắt nguồn từ câu nói nổi tiếng của nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson: “Work expands so as to fill the time available for its completion.” Điều này có nghĩa là nếu bạn được giao hoàn thành một nhiệm vụ trong vòng 3 ngày, trong khi thực tế chỉ cần 3 tiếng để thực hiện, công việc đó sẽ tự trở nên phức tạp hơn và kéo dài trong 3 ngày.

Quy luật Parkinson trong quản lý thời gian

Quy luật Parkinson phát biểu rằng nếu bạn càng có nhiều thời gian để làm một nhiệm vụ, bạn càng mất nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiều người thường nghĩ về việc “mình có bao nhiêu thời gian để hoàn thành?” hơn là “mình cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành?”. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và làm việc không hiệu quả. Sự trì hoãn cũng là một vấn đề phổ biến, khiến công việc bị kéo dài đến sát deadline và gây căng thẳng.

Làm thế nào để áp dụng quy luật Parkinson trong công việc?

1. Đặt ra thời hạn hoàn thành công việc hợp lý và hiệu quả:

o Hiểu rõ về bản thân, năng lực, điểm mạnh, điểm yếu để đưa ra thời hạn cụ thể và phù hợp.

o Liệt kê những công việc thường xuyên phải xử lý trong ngày.

o Đặt đồng hồ theo dõi thời gian hoàn thành công việc và ghi chép lại quá trình làm việc.

o Sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian như Toggl, Harvest, Everhour, HourStack, RescueTime.

o Thử cắt giảm thời gian cho những nhiệm vụ xuống một mốc ngắn hơn và điều chỉnh cho đến khi chạm được giới hạn của bản thân.

2. Tối ưu thời gian làm việc dựa trên quy luật Parkinson:

o Tìm ra những nhiệm vụ quan trọng nhất đóng góp vào phần lớn thu nhập của bạn.

o Bóc tách những nhiệm vụ này thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và dễ dàng hoàn thành hơn.

o Đặt và chia nhỏ deadline cho các nhiệm vụ.

o Đặt ra thời gian kết thúc công việc trong ngày, đặc biệt với ai làm việc tự do.