“Đúng quy trình” – Cái cớ cho trì trệ hay công cụ tạo giá trị?

Tôi đã nghe cụm từ “đúng quy trình” không dưới 100 lần trong đời đi làm. Từ phòng họp của các công ty lớn, tới email trả lời từ một bạn trẻ thực tập sinh. Mỗi lần như thế, tôi đều tự hỏi: quy trình đang phục vụ công việc, hay công việc đang phải quỳ xuống vì quy trình?

Nghe hơi căng. Nhưng thực tế đúng là vậy.

Quy trình – khi là cứu tinh, khi là “lối mòn chết người”

Quy trình, về bản chất, là một công cụ tốt. Nó giúp ta:

Làm việc có hệ thống,

Hạn chế lỗi sai,

Dễ dàng đào tạo và nhân bản năng lực,

Đo lường để cải tiến.

Nhưng vấn đề là ở cách dùng.

Một công cụ tốt nếu dùng sai thời điểm, sai mục đích, hoặc thiếu sự linh hoạt, thì chẳng khác gì... khóa cửa rồi nuốt luôn chìa khóa. Đội ngũ thì mắc kẹt, công việc thì giậm chân, và ai cũng chỉ biết nói:

“Em làm đúng quy trình rồi mà.”

“Không có phê duyệt thì không triển khai được.”

“Cái đó không nằm trong scope của em.”

Thành ra quy trình biến thành tấm khiên – không phải để bảo vệ hiệu quả, mà để né trách nhiệm.

Quy trình không phải là mục tiêu. Hiệu quả mới là đích đến.

Tôi từng làm ở những tổ chức rất bài bản – nơi mọi thứ đều có quy trình. Nhưng tôi cũng từng làm việc ở những nơi gần như... chẳng có quy trình nào cả. Và điều tôi học được là:

Có quy trình hay không không quan trọng bằng việc nó có đang giải quyết được vấn đề hay không.

Quy trình cần có khi:

Mọi thứ hỗn loạn, cần tổ chức lại.

Lỗi lặp đi lặp lại, cần hệ thống ngăn chặn.

Doanh nghiệp muốn chuẩn hoá để phát triển nhanh, rộng.

Quy trình nên loại bỏ hoặc thay đổi khi:

Nó đã lỗi thời, không còn phản ánh thực tế.

Mọi người tuân thủ 100% nhưng kết quả vẫn lẹt đẹt.

Quy trình bị dùng để “ngụy trang” cho sự lười biếng và trì trệ.

Linh hoạt hay kỷ luật? – Câu trả lời là: Cả hai

Nhiều người nghĩ linh hoạt và kỷ luật là đối lập. Nhưng khi xây quy trình hiệu quả, tôi học được điều ngược lại:

Muốn linh hoạt, bạn phải đủ kỷ luật để biết khi nào cần phá khuôn.

Muốn kỷ luật, bạn phải đủ linh hoạt để không giam mình trong thói quen cũ.

Đó là lý do vì sao những tổ chức hiện đại theo đuổi tư duy Agile, Design Thinking – nơi quy trình là thứ phục vụ con người, không phải trói buộc con người.

Vậy... làm sao để thoát khỏi “cái bẫy đúng quy trình”?

Đặt lại câu hỏi gốc:

- Quy trình này sinh ra để làm gì?

- Nó còn hiệu quả không?

- Có cách nào tốt hơn không?

Nhìn vào kết quả thay vì thủ tục:

Bạn tuân thủ đủ bước, đủ chữ ký – nhưng không ai hiểu gì, không ai hành động được thì đó không phải là quy trình tốt. Đó là nghi thức rườm rà.

Dám đề xuất, dám cải tiến:

Đừng sợ “phá lệ”. Một quy trình tốt phải có khả năng tiến hoá. Nếu bạn là người bắt đầu sự tiến hoá đó, bạn đang tạo ra giá trị.