Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

• Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Tự tổ chức và trách nhiệm có nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay công việc.

• Xây dựng chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng.

• Sắp xếp chương trình để tận dụng thời gian tốt nhất và đạt hiệu quả cao nhất.

• Thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay công việc.

• Giảm thiểu những điều ngăn trở thời gian của bạn và lập ra một phương án quản lý thời gian đều đặn.

Quản lý thời gian

Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Muốn tổ chức với người khác, bạn phải tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình

Quản lý thời gian hiệu quả đêm lại nhiều lợi ích thuyết phục

• Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

• Giảm căng thẳng

• Tăng hiệu quả

• Tăng niềm vui trong công việc

• Tăng năng suất của cá nhân và tập thể

• Tăng thời gian riêng tư cho bạn dùng

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ giải trí

Năm yếu tố trong quản lý thời gian hiệu quả

1. Nhận biết

Để đề ra mục tiêu cho cá nhân và công việc, sau đó sắp xếp ưu tiên

• Nhận biết điều quan trọng cho cá nhân và công việc giúp xác định mục tiêu cụ thể. Coi trọng các yếu tố liên quan đến cách sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc.

• Hiểu rõ chính mình để hoàn thiện việc quản lý thời gian. Xác định mục đích cá nhân và công việc: Sẽ đi đâu và muốn thế nào. Viết các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng.

• Hiệu quả quản lý thời gian có được từ hai cách kiểm soát: Tự kiểm soát và kiểm soát công việc.

o Tự kiểm soát là hiểu biết chính mình: Ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách nhìn sự việc theo tổng quan hay chi tiết.

o Kiểm soát công việc là hiểu rõ công việc, tổ chức và vai trò trong tổ chức. Là lãnh đạo, cần hiểu rõ mục đích chính của cơ quan.

• Khi đề ra mục đích và tầm quan trọng, bạn đã thấy điều quan trọng thật sự. Nghĩ về con người bạn muốn tạo nên, hướng đến sự nghiệp và mục tiêu của cơ quan.

• Làm rõ mục đích không dễ dàng. Biết sơ qua những liên quan đến mục tiêu và đưa ý tưởng ra ánh sáng.

o Quan trọng/ưu tiên

o Kinh nghiệm quá khứ

o Rõ ràng

o Viết ra giấy

2. Phân tích điều cần làm

Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại / những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm gì để tốt hơn

3. Ăn cắp thời gian

Có nhiều điêu làm mất thời gian của bạn. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần thiết

4. Lập trật tự ưu tiên

Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian”, bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở

Cần làm những việc này một cách đều đặn

5. Sắp đặt kế hoạch

Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn phải có kế hoạch thông minh