Nếu bạn từng gặp phải tình huống cảm thấy rất bận rộn nhưng lại bị quản lý nghĩ là rảnh, hay thấy nhân sự của mình cứ nói bận mà công việc chẳng xong, bạn không đơn độc đâu. Dưới đây là cách mình đã áp dụng và thấy hiệu quả trong việc tăng hiệu suất và giảm thời gian làm việc:

1. Sắp xếp công việc theo tuần

Với một người có rất nhiều đầu việc phải kiểm soát và phối hợp với nhiều người, công việc phát sinh liên tục, việc chỉ làm todaylist (danh sách công việc theo ngày) là không đủ. Tại sao?

Có những ngày rất nhiều việc, quá tải và không đủ thời gian để hoàn thành tất cả. Nhưng cũng có những ngày lại rất rảnh, chẳng có việc gì đáng kể.

Khó khăn trong việc “tối ưu” công việc: Khi chỉ nhìn vào mỗi ngày, bạn sẽ không thấy được toàn cảnh để biết công việc nào cần phải giảm bớt, công việc nào có thể nhận thêm.

2. Cách mình sắp xếp công việc theo tuần

Mình áp dụng cách phân chia và theo dõi công việc qua từng tuần, cụ thể như sau:

Chia KPIs/mục tiêu quý: Mỗi tháng, mình sẽ phân chia các mục tiêu thành các công việc nhỏ, cụ thể cho từng tuần.

Phân công công việc cho từng ngày: Mỗi ngày, mình liệt kê khoảng 7-8 công việc cần làm. Mỗi công việc sẽ có một khoảng thời gian ước tính để hoàn thành.

Thống kê chi tiết: Đối với mỗi task, mình sẽ ghi chú rõ ràng từng hạng mục nhỏ, ví dụ như “hoàn thành phần 1 dự án A” hay “họp dự án training cho đội outsource”. Những việc phát sinh cũng cần được ghi lại để tránh quên.

Đo lường thời gian: Tính toán tổng thời gian cần để hoàn thành công việc, từ đó xác định thời gian cho mỗi ngày trong tuần.

3. Tối ưu công việc

Sau khi đã lập kế hoạch xong, bước tiếp theo là tối ưu hóa công việc để giảm thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng:

Kiểm tra công việc: Mình sẽ xem xét từng hạng mục công việc xem có đang chiếm quá nhiều thời gian không, từ đó quyết định có đáng để đầu tư nhiều thời gian hay không.

Giải pháp tối ưu: Áp dụng các phương pháp như giảm thời gian cho một số công việc không cần thiết hoặc đẩy công việc sang tuần sau nếu không thực sự khẩn cấp.

4. Cập nhật và theo dõi thường xuyên

Review hàng tuần: Mỗi tuần, mình sẽ xem lại kết quả so với kế hoạch ban đầu, điều chỉnh những điểm chưa đạt. Điều này giúp mình và đội nhóm có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu quả công việc và đảm bảo không bị trễ deadline.

Review với cấp quản lý: Mỗi tuần, mình sẽ có một cuộc gặp với các quản lý để review tình hình công việc. Điều này giúp mình hiểu rõ hơn về các vấn đề cần cải thiện và đưa ra những hỗ trợ phù hợp.

Kiểm tra to-do list của từng thành viên: Mỗi ngày, mình cũng kiểm tra danh sách công việc của các thành viên trong team để đảm bảo rằng họ đang làm việc hiệu quả và không bị quá tải.

5. Lợi ích từ phương pháp này

Cách làm này đã giúp mình và đội nhóm làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng OT và bớt căng thẳng. Cả team đều có dữ liệu rõ ràng về lý do tại sao mình lại bận và có thể cùng nhau tìm ra giải pháp để cải thiện.

Kết luận

Nếu bạn đã thử làm to-do list theo ngày mà vẫn không kiểm soát được khối lượng công việc, vẫn phải OT hoặc luôn chậm deadline, thì hãy thử áp dụng cách sắp xếp công việc theo tuần này. Đừng vội vàng bỏ qua các bước lập kế hoạch rõ ràng chỉ vì cảm giác thiếu thời gian, vì chỉ khi làm có kế hoạch tốt, bạn mới có thể tối ưu hóa công việc và đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Chúc bạn áp dụng thành công và đạt được những kết quả tích cực!