1. Cấu Trúc Email Từ Chối Lời Mời Làm Việc

Một email từ chối lời mời nhận việc nên bao gồm 6 phần chính như sau:

Tiêu đề email

Tiêu đề cần rõ ràng và chuyên nghiệp để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện. Bạn có thể đặt tiêu đề theo mẫu:

 [Họ và tên] – Từ chối lời mời làm việc vị trí [Tên vị trí]

 [Họ và tên] – Cảm ơn và từ chối lời mời làm việc tại [Tên công ty]

Lời chào và giới thiệu bản thân

Mở đầu email bằng cách chào hỏi và giới thiệu ngắn gọn về bản thân để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện bạn. Ví dụ:

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng hoặc Bộ phận tuyển dụng],

Tôi là [Họ và Tên], ứng viên đã tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Lời cảm ơn và thể hiện sự trân trọng

Trước khi đi vào nội dung từ chối, bạn nên bày tỏ lòng biết ơn đến công ty vì đã dành thời gian phỏng vấn, xem xét hồ sơ của bạn và đưa ra lời mời làm việc. Điều này giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Ví dụ:

Tôi chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và trao cho tôi cơ hội được làm việc tại [Tên công ty]. Tôi cảm thấy rất vinh hạnh khi có cơ hội gặp gỡ đội ngũ tuyển dụng và tìm hiểu thêm về công ty cũng như vị trí công việc trong quá trình phỏng vấn.

Lời từ chối một cách lịch sự và chuyên nghiệp

Hãy bày tỏ sự tiếc nuối khi không thể nhận công việc và đưa ra quyết định của mình một cách rõ ràng, tránh vòng vo. Bạn không nhất thiết phải giải thích chi tiết lý do từ chối, nhưng nếu muốn, hãy trình bày một cách ngắn gọn và tế nhị. Ví dụ:

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể nhận lời mời làm việc cho vị trí này vào thời điểm hiện tại. Đây là một quyết định khó khăn vì tôi rất ấn tượng với môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiềm năng phát triển của công ty.

Lời chúc và giữ liên lạc

Dù bạn từ chối công việc, vẫn nên giữ thái độ tích cực và mong muốn có cơ hội hợp tác với công ty trong tương lai. Ví dụ:

Tôi hy vọng rằng chúng ta có thể giữ liên lạc và có cơ hội hợp tác trong tương lai. Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công ty và chúc [Tên công ty] ngày càng phát triển, thành công hơn nữa.

Kết thúc email và chữ ký

Cuối cùng, hãy kết thúc email bằng một lời cảm ơn và chữ ký chuyên nghiệp. Ví dụ:

Trân trọng,

[Họ và tên]

[Số điện thoại]

[Email cá nhân]

2. Những Tiêu Chí Giúp Email Từ Chối Nhận Việc Gây Ấn Tượng Tốt

Gửi email trong thời gian hợp lý

Bạn không nên để nhà tuyển dụng phải chờ đợi quá lâu để nhận được phản hồi. Tốt nhất là phản hồi trong vòng 24 – 48 giờ sau khi nhận được thư mời làm việc. Điều này giúp công ty có thời gian sắp xếp nhân sự và tìm kiếm ứng viên phù hợp khác.

Nội dung ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự

Một email từ chối chỉ nên dài khoảng 5 – 7 câu. Hãy đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man, dài dòng.

Tuyệt đối không đưa ra nhận xét tiêu cực về công ty

Dù bạn có lý do gì để từ chối, hãy luôn giữ một thái độ tích cực. Đừng đề cập đến những điểm chưa hài lòng về công ty hay công việc vì điều đó có thể gây ấn tượng xấu.

Giữ mối quan hệ tốt để mở ra cơ hội trong tương lai

Mặc dù bạn không nhận công việc này, nhưng có thể trong tương lai bạn sẽ quay lại ứng tuyển tại công ty hoặc có cơ hội hợp tác theo một hình thức khác. Vì vậy, hãy kết thúc email bằng lời cảm ơn và mong muốn giữ liên lạc.

3. Mẫu Email Từ Chối Lời Mời Làm Việc

Mẫu email ngắn gọn, lịch sự

Tiêu đề: [Họ và tên] – Từ chối lời mời làm việc vị trí [Tên vị trí]

Nội dung:

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Tôi là [Họ và tên], ứng viên đã tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ và trao cho tôi cơ hội làm việc tại công ty. Tôi rất trân trọng quá trình tuyển dụng chuyên nghiệp cũng như những thông tin quý giá mà tôi đã có cơ hội học hỏi trong buổi phỏng vấn.

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể nhận vị trí này vào thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, tôi rất mong có cơ hội hợp tác với quý công ty trong tương lai.

Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn và chúc quý công ty ngày càng phát triển, thành công.

Trân trọng,

[Họ và tên]

[Số điện thoại]

[Email cá nhân]

Việc từ chối một lời mời làm việc không phải là điều dễ dàng, nhưng nếu được thực hiện một cách tinh tế và chuyên nghiệp, bạn vẫn có thể giữ được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và mở ra cơ hội trong tương lai.