Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích cho các client, hoặc những ai mới bắt đầu có ít kinh nghiệm trong việc gửi feedback cho các công ty agency. Những điểm này sẽ giúp bạn có được những phản hồi mang tính xây dựng và hiệu quả, đồng thời duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với đối tác.

1. Feedback Là Gì?

Feedback là những phản hồi từ khách hàng, cấp trên hoặc đối tác về sản phẩm, công việc hoặc thái độ làm việc của bạn. Để đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lẫn, feedback thường được gửi qua email, tin nhắn hoặc các nền tảng làm việc như Workplace, Slack,…

2. Cách Để Gửi Feedback Dễ “Gây Thiện Cảm”

a. Kiên Nhẫn: Yếu Tố Quan Trọng Để Gửi Feedback Chất Lượng

Khi công việc của bạn phụ thuộc vào tiến độ của người khác, điều quan trọng là bạn phải giữ bình tĩnh, kiên nhẫn. Dù rất dễ để cảm thấy căng thẳng khi deadline gần kề, nhưng hãy nhớ rằng feedback cần được viết một cách chi tiết và cẩn thận để tránh việc phải sửa đi sửa lại nhiều lần. Khi bạn giữ được thái độ điềm tĩnh, feedback sẽ trở nên hiệu quả hơn và người nhận cũng cảm thấy thoải mái, dễ tiếp thu hơn.

Ngoài ra, bạn có thể nhẹ nhàng nhắc nhở về deadline sắp đến, hoặc thông báo rằng sự chậm trễ đang ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

b. “Vừa Đấm Vừa Xoa” - Cách Phản Hồi Tích Cực

Thông thường, feedback nhằm mục đích cải thiện sản phẩm hoặc công việc, nhưng đừng quên khen ngợi những điểm mạnh của người nhận. Việc chỉ đưa ra những lỗi sai mà không kèm theo lời khen có thể khiến người nhận cảm thấy áp lực hoặc tự ti. Hãy chỉ ra những điểm tốt mà bạn thấy trong sản phẩm hoặc công việc để tạo động lực cho người khác cải thiện những điểm chưa hoàn hảo.

Ví dụ: “Tôi rất thích cách bạn trình bày các ý tưởng trong bản thảo này, nhưng có một số chỗ cần chỉnh sửa để cải thiện hơn.”

c. Đặt Câu Hỏi và Lắng Nghe

Trước khi bạn yêu cầu người khác thay đổi công việc của họ theo đúng ý muốn, hãy dành thời gian để hỏi họ về lý do họ làm như vậy. Việc này giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình sáng tạo hoặc lý thuyết đằng sau sản phẩm, đồng thời tạo cơ hội để người đó chia sẻ quan điểm của họ. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các ngành nghề sáng tạo, nơi ý tưởng và cảm hứng là yếu tố quyết định.

Lắng nghe và tôn trọng quan điểm của đối tác sẽ giúp mối quan hệ làm việc trở nên hiệu quả và bền vững hơn.

d. Tránh Ngôn Từ Công Kích Cá Nhân

Đừng so sánh sản phẩm hiện tại với những sản phẩm của công ty khác, hoặc chỉ trích trực tiếp sản phẩm vì không đẹp, không hiệu quả. Điều này sẽ tạo cảm giác thiếu tôn trọng và có thể làm mối quan hệ bị rạn nứt.

Nếu sản phẩm không phù hợp với yêu cầu, hãy từ tốn chỉ ra những điểm cần cải thiện và rõ ràng về những tiêu chí mà bạn đã đặt ra từ đầu. Điều này giúp người nhận feedback hiểu rõ hơn về những gì cần thay đổi mà không cảm thấy bị tấn công cá nhân.

e. Hãy Có Chính Kiến Và Quyết Đoán Trong Feedback

Một trong những lỗi phổ biến khi gửi feedback là sự thiếu quyết đoán, khiến người nhận không biết bạn thực sự mong muốn gì. Hãy thể hiện rõ ràng và quyết đoán về những gì bạn cần, thay vì cứ loay hoay với các lựa chọn khác nhau.

Giảm thiểu việc gửi feedback nhiều lần. Bạn chỉ cần gửi feedback khi thực sự cần thiết và phải đảm bảo rằng bạn đã suy nghĩ kỹ trước khi yêu cầu chỉnh sửa. Điều này sẽ giúp bạn được nhìn nhận như một người chuyên nghiệp, biết rõ mình muốn gì.

f. Hệ Thống Hóa Feedback Để Dễ Theo Dõi

Đối với những dự án có nhiều tác động và cần sự phối hợp từ nhiều bộ phận, bạn cần hệ thống hóa feedback của mình để tránh bị rối. Bạn có thể sử dụng các công cụ như file Word để ghi lại những phản hồi cần sửa ngay lập tức hoặc sử dụng bảng Excel để theo dõi những thay đổi từng ngày nếu dự án có quy mô lớn.

Việc này không chỉ giúp bạn dễ dàng kiểm soát các feedback mà còn giúp các bên liên quan làm việc một cách hiệu quả và đúng tiến độ hơn.

Kết Luận

Việc gửi feedback không chỉ đơn thuần là việc chỉ ra lỗi sai mà còn là cơ hội để xây dựng một mối quan hệ làm việc bền vững và hiệu quả. Hãy luôn nhớ rằng cách bạn truyền tải feedback quan trọng hơn nội dung của nó. Bằng cách kiên nhẫn, lịch sự và rõ ràng, bạn có thể cải thiện sản phẩm, công việc và xây dựng một môi trường hợp tác tích cực với đối tác của mình.