Chắc hẳn bạn đã từng gặp phải những tình huống như thế này:

Một số đồng nghiệp không làm được việc gì nhưng lúc nào cũng bận rộn.

Bạn lại cảm thấy mình lúc nào cũng "bận tối mắt tối mũi", luôn phải làm thêm giờ nhưng vẫn bị cấp trên giao thêm việc.

Mình đã từng gặp tình huống này và tìm ra cách để giải quyết nó, giúp mình và đội ngũ làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian làm việc mà vẫn đạt được kết quả tốt. Cách mình làm đó là lập kế hoạch công việc theo tuần!

Với những người có nhiều đầu việc cần quản lý, phải phối hợp với nhiều người và thường xuyên có công việc phát sinh như mình, việc chỉ làm "todaylist" (danh sách công việc trong ngày) là chưa đủ. Bởi vì:

Có những ngày bạn quá tải, không thể hoàn thành hết công việc; nhưng có những ngày lại rảnh rỗi.

Việc không có cái nhìn tổng quan khiến bạn khó xác định khi nào mình đang quá tải, và liệu có thể nhận thêm việc hay không. Nếu cảm thấy quá tải, bạn sẽ không thể tối ưu hóa công việc, thay đổi cách làm, hay quyết định bỏ qua những nhiệm vụ không cần thiết.

Vậy, cách mình làm là:

1. Chia KPIs và mục tiêu theo tuần, theo tháng

Mỗi quý, mình chia mục tiêu ra thành các mục tiêu nhỏ hơn theo từng tháng, và sau đó phân bổ tiếp theo từng tuần. Điều này giúp mình có cái nhìn rõ ràng về các mục tiêu cần đạt được.

2. Phân chia công việc theo từng ngày

Mỗi tuần, mình phân công công việc chi tiết cho từng ngày, mỗi ngày khoảng 7-8 task. Sau đó, mình tính toán số giờ cần thiết cho mỗi task để lên lịch làm việc hợp lý.

Lưu ý: Đừng quên thống kê chi tiết các công việc, từ các công việc lớn đến các nhiệm vụ nhỏ, như làm dự án A, họp với nhóm, đào tạo đội ngũ, hoặc những thời gian nghỉ ngơi giữa giờ. Việc này giúp bạn không bỏ sót công việc nhỏ và giữ được cái nhìn toàn diện về lịch trình của mình.

3. Tối ưu hóa công việc

Sau khi phân công công việc, bước tiếp theo là tối ưu hóa. Cách làm này rất quan trọng để tránh lãng phí thời gian:

Kiểm tra từng công việc: Việc nào đang chiếm quá nhiều thời gian? Liệu giá trị mà công việc đó mang lại có xứng đáng để đầu tư quá nhiều thời gian như vậy không? Mình có thể tối ưu được không?

Áp dụng các giải pháp giảm hoặc thay đổi thời gian thực hiện công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Đảm bảo phân bổ công việc đều trong tuần, tránh tình trạng một ngày quá tải công việc trong khi ngày khác lại rảnh rỗi.

4. Theo dõi và điều chỉnh hàng tuần

Mỗi tuần, mình sẽ xem xét xem liệu mình có hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch không. Mình so sánh hiệu suất thực tế với mục tiêu đã đặt ra, từ đó điều chỉnh kế hoạch cho các tuần tiếp theo.

5. Hỗ trợ và tối ưu hóa với đội nhóm

Mình và đội ngũ đã áp dụng cách này trong hơn 3 năm và đã đạt được hiệu quả cao. Mỗi lần nhân viên nói họ bận, mình có thể dễ dàng nhìn vào dữ liệu và tìm ra lý do cụ thể. Từ đó, chúng ta có thể cùng nhau tìm giải pháp để cải thiện. Nếu bạn cũng gặp phải tình trạng công việc không kiểm soát được, thường xuyên bị trễ deadline hay làm thêm giờ quá nhiều, thì thử áp dụng cách làm này.

Dành riêng cho các quản lý:

Review công việc hàng tuần: Mỗi tuần mình sẽ review kế hoạch công việc của nhân viên mới, xem cách họ sắp xếp công việc trong tuần, liệu công việc nào có thể tối ưu hơn, và hỗ trợ họ nếu cần thiết. Đến khi họ làm tốt, việc review có thể giảm xuống còn 1-2 lần mỗi quý.

Check todolist hàng ngày: Mỗi ngày, mình sẽ kiểm tra todolist của từng nhân viên để hiểu rõ công việc họ đang thực hiện, xem họ có quá tải không hay công việc quá ít. Từ đó, mình có thể giao tiếp và hỗ trợ họ một cách tinh tế hơn, giúp công việc trở nên nhịp nhàng, hiệu quả.

Hy vọng rằng những phương pháp này sẽ giúp bạn và đội nhóm của mình làm việc hiệu quả hơn và giảm bớt căng thẳng trong công việc. Thực hiện theo cách này giúp mọi người không chỉ làm việc đúng giờ mà còn có thể tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất.