Chuẩn bị nội dung trước khi giao tiếp qua điện thoại: Khi gọi điện cho khách hàng, việc họ nhấc máy và dành thời gian cho cuộc trò chuyện là một điều vô cùng quý giá. Cho nên, nếu bạn không biết nói gì sẽ làm mất thời gian của cả hai. Việc này sẽ khiến khách hàng cảm thấy không muốn tiếp tục trao đổi thông tin, thậm chí là tắt ngang máy. Để không mắc phải tình trạng này, hãy chuẩn bị thật kỹ nội dung trước khi bắt đầu gọi điện thoại.

Luôn để sổ, bút trước mặt: Trước khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng, bạn hãy chuẩn bị sẵn một cây sổ và cây bút. Việc này sẽ giúp bạn không bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Từ đó, bạn sẽ hiểu rõ về khách hàng để chủ động hỗ trợ, giải đáp những thắc mắc của họ.

Thời điểm gọi điện thoại: Thời điểm gọi điện thoại là một yếu tố rất quan trọng mà bạn cần lưu ý. Nên tránh gọi vào khoảng thời gian ngoài giờ làm việc như: sáng sớm, giữa trưa, buổi tối. Bởi đây chính là khoảng thời gian mọi người nghỉ ngơi, họ không muốn tiếp nhận thêm bất cứ thông tin nào.

Xưng danh và nêu mục đích cuộc gọi: Khi giao tiếp qua điện thoại, đầu tiên bạn cần chào hỏi, xưng danh tính rõ ràng về tên, địa chỉ công ty để người nghe sẽ biết bạn là ai. Mặt khác, bạn cũng cần nhắc lại thông tin của người nhận để đảm bảo rằng mình đã gọi đúng. Sau đó, hãy nêu mục đích của cuộc gọi. Việc này sẽ giúp khách hàng nắm được vấn đề mà bạn đang đề cập đến. Đây cũng chính là khoảng thời gian để họ rà soát lại những thông tin liên quan.

Thái độ thân thiện, tích cực: Với hình thức gọi điện thoại để giao tiếp, khách hàng không thể đánh giá được bề ngoài, cử chỉ hoặc nét mặt của bạn. Điều duy nhất mà họ có thể cảm nhận được đó chính là thái độ và giọng điệu. Vì vậy, khi nói chuyện với khách hàng qua điện thoại, hãy giữ một giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm để giúp người nghe thấy thoải mái, dễ chịu nhé!

Nói rõ ràng với tốc độ vừa phải: Khi gọi điện tư vấn, thương lượng với khách hàng, bạn nên nói dễ hiểu, không nên sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành hoặc nói xen kẽ 2 ngôn ngữ. Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu, không hiểu bạn đang nói gì, thậm chí họ còn cho rằng bạn là người thích thể hiện.

Không làm việc riêng khi nói chuyện: Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn không nên làm việc riêng như: ăn uống, chơi game, lướt Facebook… Việc này sẽ khiến bạn xao nhãng, bỏ lỡ mất thông tin quan trọng và làm gián đoạn cuộc hội thoại. Hơn nữa, nếu đầu dây bên kia nhận thấy bạn không tập trung, họ sẽ đánh giá bạn là người thiếu lịch sự, không có chuyên môn, thậm chí khiến họ phật ý muốn kết thúc cuộc trao đổi.

Tóm tắt lại nội dung trước khi kết thúc: Trước khi kết thúc, bạn nên nhắc lại nội dung để đảm bảo rằng khách hàng đã nắm được thông tin đã trao đổi. Việc này còn có thể giúp bạn kiểm tra lại thông tin, tránh được những sai lệch, rắc rối sau này.

Chào tạm biệt: Bạn có thể “ghi điểm” tuyệt đối với khách hàng với những câu chúc tốt lành hoặc một lời cảm ơn họ vì đã dành thời gian cho cuộc gọi. Từ đó, họ sẽ cảm thấy vui vẻ, thoải mái. Đừng quên phải để khách hàng gác máy xuống trước bạn nhé!