Thúc đẩy sự tự giác của nhân viên

1. Kỷ luật và động lực

Trong doanh nghiệp, phương pháp dùng kỷ luật và tạo động lực có vẻ mâu thuẫn với nhau. Kỷ luật khiến nhân viên bắt buộc làm theo những quy định đã đặt ra để đạt được mục tiêu, trong khi tạo động lực là phương pháp lấy một điều có giá trị để thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu đó. Cả hai phương pháp đều có cùng mục đích nhưng cách thức có chút khác biệt.

Kỷ luật gây ra áp lực, từ đó bắt buộc nhân viên cần phải thực hiện điều gì đó. Điều này lặp đi lặp lại trong thời gian dài có thể tạo thành thói quen, nhưng đôi khi cũng tạo ra những sự khó chịu trong lòng họ.

Động lực lại được coi là điều kiện cần để thúc đẩy đạt được mục tiêu. Càng có nhiều động lực, nhân viên lại càng dễ đạt được mục tiêu của chính bản thân mình. Tuy nhiên, phương pháp tạo động lực đôi khi khiến nhân viên ngừng trệ khi mất động lực vì bất kì một lý do nào đó.

2. Nghệ thuật thúc đẩy sự tự giác của nhân viên bằng cách làm kỷ luật sử dụng động lực làm cơ sở

Mức độ cao nhất của kỷ luật doanh nghiệp là nhân viên tự giác thực hiện kỷ luật. Đây là điều mà nhà lãnh đạo nào cũng muốn đạt được. Bởi khi này, doanh nghiệp sẽ có được hiệu quả công việc cao nhất, lợi nhuận cao nhất.

Tuy nhiên, có những cách mà khi người quản lý khôn khéo nắm bắt được tâm lý, đồng thời áp dụng kỷ luật trên cơ sở tạo động lực để đạt được hiệu quả tốt nhất.

• Chính sách “3 cơ hội”: Doanh nghiệp cần xây dựng bộ chính sách bao gồm các quy tắc, tiêu chuẩn, công bằng, hợp lý và truyền đạt rõ ràng với nhân viên. Hãy cho nhân viên thấy nguyên nhân và kết quả cho mỗi hành vi mà nhân viên thực hiện. Sau đó, cho phép nhân viên áp dụng chính sách 3 lần mắc sai lầm và cơ hội được sửa chữa.

• Cảnh báo nâng cao: Đối với những nhân viên có hành vi nghiêm trọng hơn đối với mỗi lần vi phạm, cần có những nhắc nhở cho họ trước khi cho cơ hội sửa lỗi. Hãy cho phép nhân viên giải thích về hành vi cũng như nhắc nhở nhẹ nhàng. Tiếp theo sẽ là những hình phạt nặng hơn.

• Chịu trách nhiệm liên đới: Việc phải chịu trách nhiệm nếu nhân viên cấp dưới vi phạm khiến các quản lý cấp trung thực hiện các biện pháp theo dõi chặt chẽ nhân viên của mình nhiều hơn. Trong thực tế, có ít nhà quản lý làm được điều này một cách phù hợp. Thay vào đó, quản lý có thể nới lỏng một vài quy tắc để tạo sự thoải mái, tuy nhiên đưa ra những hình phạt nếu nhân viên không đạt được mục tiêu để thúc đẩy nhân viên.

• Quản lý hiệu suất chứ không quản lý con người: Có nhiều nhà quản lý phải nhìn tận mắt nhân viên làm việc thì mới yên tâm. Tuy nhiên, đây lại là điều tối kỵ mà bất kỳ nhân viên nào đều không thích. Thậm chí, khi được thoải mái làm việc, nhiều nhân viên sẽ có nhiều ý tưởng hay ho hơn. Bởi vậy, phương pháp quản lý bằng hiệu suất sẽ mang lại hiệu quả triệt để nếu quản lý biết áp dụng hợp lý.

• Nhấn mạnh vào mục tiêu: Thiết lập mục tiêu là một trong những việc quan trọng và cần phải được thực hiện đầu tiên. Hãy có các mục tiêu chung và mục tiêu nhỏ. Để nhân viên hoàn thiện các mục tiêu theo các mốc thời gian. Hãy đảm bảo nhân viên của bạn nắm được mục tiêu chung, mục tiêu của cá nhân họ để nắm được họ cần phải làm những gì.

• Hãy khen thưởng: Khen thưởng là một trong những cách tạo động lực thường được sử dụng. Nó cũng có sự ảnh hưởng đến thái độ của nhân viên khi chịu sự kỷ luật từ nhà quản lý. Bên cạnh việc tạo động lực, đây cũng là cách cho nhân viên thấy được sự công bằng trong công việc, thúc đẩy nhân viên: có thưởng, có phạt.