Việc tìm thời gian để viết blog khi bạn đã phải cân bằng giữa công việc, gia đình và các cam kết khác là một trong những thử thách phổ biến mà các blogger phải đối mặt – bao gồm cả tôi.

Vì vậy, trong tuần này, tôi muốn chia sẻ tám mẹo và chiến lược mà bạn có thể áp dụng để tận dụng tối đa thời gian của mình.

Xác định ưu tiên trong cuộc sống của bạn Quản lý thời gian có rất nhiều liên quan đến việc xác định ưu tiên. Nhưng trước khi bạn nhìn vào những ưu tiên liên quan đến việc viết blog (mà tôi sẽ đề cập ngay sau đây), tôi nghĩ điều quan trọng là phải xem xét các ưu tiên trong cuộc sống của bạn.

Khi còn là một người trưởng thành trẻ tuổi, tôi từng tham gia một khóa học về quản lý thời gian như một phần của chương trình học. Một trong những bài tập chúng tôi phải làm là ghi lại những gì mình làm mỗi phút trong suốt một tuần. Mỗi 15 phút, tôi sẽ lấy mảnh giấy mình mang theo và ghi lại những gì mình đang làm.

Thật sự rất thử thách.

Cuối tuần, tôi tổng kết lại thời gian mình dành cho các hoạt động khác nhau. Và tôi ngạc nhiên khi nhận ra rằng mình dành rất ít thời gian cho những ưu tiên quan trọng vào thời điểm đó – học tập, sự nghiệp và các mối quan hệ. Thay vào đó, tôi dành phần lớn thời gian để xem tivi, chơi game (lúc đó tôi còn là thanh niên), và uống bia ở quán (lúc đó tôi cũng là sinh viên).

Vâng, tôi đã có một khoảng thời gian tuyệt vời và tận hưởng sự độc lập của mình. Nhưng tôi vẫn cảm thấy ngạc nhiên về sự khác biệt giữa những gì tôi ưu tiên và cách tôi thực sự dành thời gian.

Tôi thích nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả hơn rất nhiều ngày nay. Nhưng tôi chắc chắn nếu làm lại bài tập đó hôm nay, tôi vẫn sẽ thấy kết quả có chút gây bất ngờ.

Bạn đang sử dụng thời gian của mình như thế nào? Nếu bạn không chắc, bạn có thể thử làm một bài tập tương tự. Bạn có thể sử dụng phương pháp ghi chép như tôi đã làm, hoặc cài đặt một công cụ như RescueTime.

Khi bạn có kết quả, hãy xem chúng có phù hợp với ưu tiên của bạn không. Chúng có đồng bộ với nhau không, hay có sự lệch pha? Và bạn có thể thay đổi điều gì?

Xác định ưu tiên trong việc viết blog của bạn Bây giờ chúng ta hãy nhìn vào những ưu tiên bạn có cho blog của mình. Việc xác định những gì bạn nên làm có thể khó khăn vì có rất nhiều việc bạn có thể làm vào bất kỳ thời điểm nào, chẳng hạn như:

Viết bài

Đọc và trả lời bình luận

Đăng bài lên các tài khoản mạng xã hội

Chỉnh sửa thiết kế blog

Tìm kiếm độc giả mới

Kiếm tiền từ blog

Tạo bộ media kit

Kiểm tra thống kê trong Google Analytics.

Mỗi khi tôi cảm thấy choáng ngợp với tất cả các công việc cần làm (vâng, điều này vẫn xảy ra), tôi cố gắng đơn giản hóa bằng cách tự hỏi: “Những công việc cốt lõi tôi cần làm là gì?”

Nói cách khác, ưu tiên viết blog của tôi là gì?

Đối với tôi, nó rút gọn lại thành bốn lĩnh vực chính:

Tạo nội dung chất lượng

Tìm kiếm độc giả và quảng bá blog

Xây dựng cộng đồng và tăng cường tương tác với độc giả hiện tại

Kiếm tiền từ blog.

Đây là bốn việc không thể thiếu mà tôi phải làm với blog của mình. Có thể các ưu tiên của bạn cũng tương tự, tùy vào giai đoạn bạn đang ở trong hành trình viết blog. Nhưng bạn không thể ưu tiên chúng nếu không biết chúng là gì.

Đối với một số người, chỉ cần biết họ cần làm gì là đủ. Cá nhân tôi, tôi tạo những thời gian riêng trong lịch của mình để tập trung vào từng công việc. Bằng cách này, tôi biết chắc mình sẽ luôn hoàn thành chúng.

Ưu tiên viết blog của bạn là gì? Và bạn sẽ đảm bảo rằng chúng sẽ được hoàn thành như thế nào?

Áp dụng phương pháp “batching” (Làm việc theo nhóm) Trong những ngày đầu của sự nghiệp viết blog, tôi sẽ ngồi xuống và viết một bài. Khi hoàn thành, tôi sẽ đăng bài và sau đó lên mạng xã hội để quảng bá. Sau đó, tôi sẽ trả lời những bình luận mình nhận được. Và chắc chắn còn rất nhiều công việc khác tôi làm cho một bài viết đó.

Và với bài viết tiếp theo, tôi lại làm lại quy trình từ đầu. Cứ thế tiếp tục.

Lúc đó, điều này có vẻ hợp lý. Nhưng ngày nay, tất cả chúng ta đều biết rằng đa nhiệm thực sự làm chúng ta kém hiệu quả. Vì vậy, hiện tại tôi tập trung vào một công việc tại một thời điểm và làm mọi việc theo nhóm.

Khi tôi ngồi xuống để viết một bài blog, tôi sẽ viết ba hoặc bốn bài một lúc. Khi làm việc với mạng xã hội, tôi dành nửa giờ để xử lý chúng, cố gắng dành những khoảng thời gian lớn hơn để thực hiện những công việc này.

Tôi làm điều tương tự với mạng xã hội. Tôi sẽ ngồi vào cuối buổi sáng và dành nửa giờ để lên lịch bài đăng trên Twitter, Facebook, Pinterest, LinkedIn, v.v.

Việc đặt ra các khoảng thời gian cố định và làm việc theo nhóm như thế này thay vì chuyển từ công việc này sang công việc khác đã giúp tôi tăng năng suất rất nhiều. (Thực ra tôi đã viết một bài về nó.)

Vậy tại sao bạn không thử áp dụng?

Thử phương pháp “blogging” trong tâm trí Khi tôi mới bắt đầu viết blog, tôi không có nhiều thời gian để ngồi xuống viết. Tôi làm ba công việc bán thời gian và học vào buổi tối. Tôi cũng vừa mới kết hôn và sống ở một khu vực tuyệt vời, vì vậy chúng tôi thường xuyên ra ngoài và tận hưởng cuộc sống.

Vì vậy, tôi chỉ còn lại nửa giờ trước khi làm việc, giờ nghỉ trưa và một chút thời gian vào cuối buổi tối.

Một trong những công việc bán thời gian của tôi là làm trong kho, và nhiều khi tôi phải làm những công việc rất đơn giản. Và trong khi làm những công việc này, tôi sẽ lên kế hoạch cho bài viết blog tiếp theo trong đầu. (Tôi cũng sẽ ghi lại một vài từ vào sổ tay khi sếp không nhìn).

Điều này có nghĩa là trong nửa giờ giữa khi kết thúc công việc và đến giờ học, tôi có thể viết một bài blog khá tốt dựa trên những gì tôi đã viết trong sổ tay và nghĩ trong đầu.

Ngày nay, chúng ta có thể sử dụng các công cụ như Evernote thay vì phải mang theo sổ tay và bút. Bạn thậm chí có thể nói những gì bạn sẽ viết và ghi âm lại. Nhưng dù bạn có hệ thống gì, việc này vẫn rất hữu ích khi bạn có thời gian hạn chế để ngồi xuống viết.

Dành thời gian để tạo ra ý tưởng Trước đây tôi thường xuyên lãng phí thời gian nghĩ ra ý tưởng cho bài viết. Tôi sẽ dành thời gian để viết, nhưng sau đó lại tốn một nửa thời gian để quyết định viết gì. Và khá thường xuyên, ý tưởng không thành công và tôi phải nghĩ ra một ý tưởng khác.

Vì vậy, hiện nay một trong những công việc tôi “batch” là tìm ý tưởng cho bài viết. Tôi không cố gắng viết gì cả. Tôi chỉ dành thời gian để động não và nghĩ ra càng nhiều ý tưởng càng tốt về những gì tôi có thể viết. Đôi khi, ý tưởng chỉ là một từ. Đôi khi, đó có thể là một tiêu đề và vài điểm nhấn. Nhưng tôi không cố viết một bài blog, vì vậy không có áp lực phải tạo ra một bài viết.

Và khi đến lúc viết, tôi có thể dễ dàng chọn một trong những ý tưởng đó và tiếp tục.

Tôi sử dụng công cụ vẽ sơ đồ tư duy gọi là MindNode, có sẵn trên các thiết bị Apple. Nhưng bạn cũng có thể làm điều tương tự trên bảng trắng hoặc giấy.

Ngày nay, tôi đi một bước xa hơn và thêm một số ý tưởng vào lịch biên tập của chúng tôi. Điều này có nghĩa là tôi không chỉ có ý tưởng mà còn có một thời gian hạn chế, điều này thực sự giúp ích cho năng suất của tôi.

Vậy hãy dành thời gian để động não mà không có áp lực phải sản xuất một bài viết cùng lúc. Có khả năng ý tưởng sẽ đến dễ dàng hơn rất nhiều.

Chia nhỏ công việc lớn Viết một bài blog là một công việc tương đối nhỏ. Nó có thể mất vài giờ hoặc thậm chí vài ngày, nhưng vạch đích chưa bao giờ quá xa.

Nhưng có những công việc – như viết eBook, tạo khóa học, thiết kế lại blog – là rất lớn. Và đôi khi bạn cảm thấy như không bao giờ thấy được vạch đích, chứ đừng nói đến việc hoàn thành nó.

Vậy làm sao để hoàn thành những công việc này mà không cảm thấy quá tải? Bằng cách chia nhỏ chúng thành nhiều công việc nhỏ và thực hiện từng bước một.

Cách bạn chia nhỏ chúng và số lượng công việc nhỏ bạn tạo ra cho mình là tùy bạn. Cá nhân tôi, tôi cố gắng chia nhỏ chúng thành những công việc mà tôi có thể hoàn thành trong 15–30 phút. Bằng cách này, tôi có thể hoàn thành chúng chỉ bằng cách giải phóng một chút thời gian trong ngày của mình, dù là dậy sớm hơn hay làm điều gì đó khác.

Và mỗi công việc nhỏ tôi hoàn thành đưa tôi đến gần hơn với việc hoàn thành công việc lớn.

Vậy nếu bạn đã trì hoãn một công việc lớn vì nó có vẻ quá khó khăn, hãy thử chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và dễ quản lý hơn.

Chấp nhận blogging chậm Nhiều blogger cảm thấy họ phải đăng một số bài viết nhất định mỗi tuần. Có thể là mỗi ngày, mỗi ngày trong tuần, hoặc có thể là mỗi thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu. Họ cũng có thể cảm thấy họ phải đăng bài tương tự (nếu không muốn nói là nhiều hơn) trên các kênh mạng xã hội của mình.

Tôi cũng đã từng cảm thấy như vậy trong nhiều năm qua. Có lúc chúng tôi đăng bài 14 lần mỗi tuần trên Viectotnguoitot. Tôi thấy các trang web như Mashable và TechCrunch liên tục xuất bản các bài viết, và cảm thấy mình cũng phải làm như vậy.

Bạn cần phải đăng nhiều hơn.

Bạn sẽ mất lưu lượng truy cập.

Nhưng giờ tôi nhận ra rằng ít hơn lại có thể là nhiều hơn, và blogging chậm là hoàn toàn ổn. Thực tế, lưu lượng truy cập của chúng tôi đã tăng lên vì chúng tôi dành thời gian để tạo ra nội dung chất lượng.

Tôi không nói bạn phải giảm xuống chỉ còn một bài mỗi tuần. Nhưng đừng cảm thấy bạn cần phải đăng bài thường xuyên hơn mức mà bạn cảm thấy thoải mái. Việc vội vàng đăng bài chỉ để kịp thời hạn có thể làm hại blog của bạn về lâu dài.

Dành thời gian cho sức khỏe của chính mình Điều cuối cùng tôi muốn nói là chăm sóc bản thân. Bạn cần phải dành thời gian để nghỉ ngơi, tập thể dục và ăn uống lành mạnh. Và đừng quên bạn cần phải chăm sóc sức khỏe tâm thần của mình cũng như sức khỏe thể chất.

Kể từ khi tôi bắt đầu dành thời gian chăm sóc bản thân, năng suất của tôi đã tăng lên rõ rệt. Và tôi nghĩ đó chủ yếu là nhờ vào việc tôi đã dành thời gian cho sức khỏe, cuộc sống xã hội và việc học của mình.

Chúng ta cần dành thời gian để cơ thể và tâm trí nghỉ ngơi, phục hồi và làm mới.

Bạn sẽ thực hiện những thay đổi nào? Liệu tôi có mang đến cho bạn những ý tưởng để tận dụng thời gian của mình tốt hơn không? Hãy cho chúng tôi biết bạn sẽ làm gì khác biệt trong phần bình luận.