Bạn có đang sử dụng thời gian một cách hiệu quả không?

Chắc chắn bạn đã đặt ra những mục tiêu cho blog của mình. Tuy nhiên, để đạt được những mục tiêu đó, bạn cần phải dành thời gian. Và nếu bạn không tận dụng tốt thời gian hiện có, thì sẽ mất rất lâu để đạt được mục tiêu.

Vì vậy, trong tuần này, tôi sẽ chia sẻ bảy mẹo mà tôi đã phát triển trong suốt những năm qua để giúp tôi trở nên năng suất hơn.

Nhưng trước tiên, tôi muốn chia sẻ một chút về lý do tại sao tôi lại cần những mẹo này.

Thể hiện cá tính

Với những ai biết về chỉ số loại hình tính cách Myers-Briggs, tôi là INFP. Điều này có nghĩa là tôi là người hướng nội, trực giác, cảm xúc và nhận thức. Và mặc dù tính nhận thức mang lại lợi thế, nhưng nó cũng có thể trở thành nhược điểm khi bạn cần hoàn thành công việc.

Giống như nhiều người "nhận thức", tôi thích sự linh hoạt và tính ngẫu hứng. Tôi không luôn cần phải biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Thực tế, một số công việc tốt nhất của tôi là nhờ vào sự linh hoạt và ngẫu hứng.

Tuy nhiên, điều đó cũng có nghĩa là tôi có thể dành rất nhiều thời gian chuyển từ việc này sang việc khác mà không hoàn thành gì nếu tôi không cẩn thận. Vì vậy, tôi đã nghĩ ra bảy bước để giúp mình quay lại quỹ đạo. Bắt đầu từ...

1. Phân tích cách bạn dành thời gian hiện tại

Trong một sự kiện của ProBlogger, blogger và người dẫn chương trình Nicole Avery đã đề xuất sử dụng một công cụ có tên RescueTime. Đây là công cụ theo dõi các ứng dụng bạn sử dụng, các trang web bạn truy cập, v.v., và đo lường thời gian bạn dành cho mỗi việc. Sau đó, nó phân loại thông tin và hiển thị kết quả.

Tôi quyết định thử nghiệm. Và sau một tuần sử dụng trên máy tính, tôi phát hiện rằng tôi đã dành 44% thời gian cho mạng xã hội.

Là một blogger, tôi có lý do chính đáng khi dành thời gian trên mạng xã hội. Tôi sử dụng Facebook khá nhiều để thu hút lượng truy cập vào blog của mình và xây dựng cộng đồng với độc giả. Nhưng ngay cả tôi cũng nhận thấy mình đã dành quá nhiều thời gian trên mạng xã hội.

Công cụ này cũng cho tôi biết tôi dành 15% thời gian trong tài khoản email. Cộng lại, chúng chiếm hơn một nửa thời gian của tôi.

Tất nhiên, một số người có lý do hợp lý khi dành phần lớn thời gian cho mạng xã hội, duyệt web hoặc xem video trên YouTube. Tất cả phụ thuộc vào mục tiêu của bạn, đó là lý do tại sao bước tiếp theo lại quan trọng như vậy.

2. So sánh cách bạn sử dụng thời gian với mục tiêu của bạn

Bạn có thể không nghĩ việc tôi dành 15% thời gian cho email là điều lớn. Dù sao, một phần của blogging là hỏi và tăng cường kiến thức, phải không? Đúng, nhưng tôi không đặt câu hỏi mà đang trả lời chúng. Và mặc dù việc trả lời và giúp đỡ người khác là quan trọng (đặc biệt với một blogger), nhưng làm điều đó qua email không phải là cách tốt nhất để tôi sử dụng thời gian của mình.

Với mạng xã hội, tôi cũng dành phần lớn thời gian để trả lời câu hỏi và tương tác với độc giả của mình. Một lần nữa, đó không phải là điều xấu. Nhưng một trong những mục tiêu của tôi là tạo ra nội dung giúp thế giới trở nên tốt đẹp hơn. Và càng dành nhiều thời gian cho mạng xã hội, tôi càng ít thời gian để tạo ra những nội dung đó.

Sau khi xem xét cách tôi đang sử dụng thời gian và so sánh với cách tôi cần sử dụng để đạt được mục tiêu, tôi chuyển sang bước tiếp theo, đó là...

3. Lập kế hoạch thời gian phù hợp với bạn

Dưới đây là kế hoạch đầu tiên tôi đã tạo ra (sử dụng Google Calendar) cho một tuần lý tưởng của mình.

Lịch lý tưởng

Lịch của tôi bắt đầu từ 8:00 sáng và kết thúc vào khoảng 8:30 tối. Và như bạn có thể thấy, nó bao gồm:

Thời gian với gia đình vào đầu và cuối ngày.

Một giờ vào mỗi buổi trưa để ăn uống và đi dạo (một phần quan trọng để duy trì sức khỏe).

Thời gian sáng tạo (viết bản thảo vào buổi sáng, chỉnh sửa vào buổi chiều).

Thời gian dành riêng cho mạng xã hội (chắc chắn không phải 44%).

Kế hoạch này ngay lập tức giúp tôi trở nên năng suất hơn vì tôi không còn thức dậy và nghĩ "Hôm nay tôi sẽ làm gì?". Chỉ cần nhìn vào lịch của mình là tôi biết chính xác mình sẽ làm gì.

Tôi thậm chí còn đặt chuông báo trên điện thoại khi mới bắt đầu sử dụng nó để nhắc nhở tôi khi nào cần chuyển sang công việc tiếp theo.

Dĩ nhiên, lịch của tôi đã thay đổi một chút theo thời gian. Ngày nay, nó có nhiều "khoảng trống" hơn, như vào thứ Hai, tôi không lên lịch gì cả và có thể linh hoạt với những việc mình làm.

4. Phát triển quy trình làm việc, hệ thống và thói quen

Có thể bạn đã nhận thấy dải màu đỏ gần cuối mỗi cột, ghi là "Quảng bá". Đó là nơi tôi lên lịch bài đăng trên Facebook và Twitter cho ngày hôm sau. Tôi chọn bài viết trong kho lưu trữ để quảng bá, tạo đồ họa cho chúng để đăng trên mạng xã hội, rồi lên lịch đăng tất cả.

Điều này có nghĩa là tôi có thể duy trì sự hiện diện trên mạng xã hội mà không cần phải luôn luôn ở trên Facebook và Twitter.

Và tôi làm điều này mỗi đêm trong tuần.

Tập podcast đầu tiên của ProBlogger là lần thử sức đầu tiên của tôi với podcasting. Tôi không biết cách ghi âm, chỉnh sửa hay tải podcast lên. Tôi thậm chí không có blog để lưu trữ nó. Nhưng tôi biết rằng cách duy nhất để hoàn thành là nghiên cứu và phát triển quy trình làm việc.

Và đây là quy trình tôi đã tạo ra.

Quy trình podcast

Chia nhỏ công việc thành các bước giúp tôi cảm thấy công việc ít gây áp lực hơn. Nó cũng giúp tôi thành thạo các kỹ năng cần thiết để tạo podcast. Tôi nhanh chóng đạt đến mức không cần danh sách nữa vì tôi đã thành thạo các kỹ năng.

Điều này cũng giúp tôi trở nên năng suất hơn. Khi làm theo danh sách, tôi nhận thấy mình có thể làm một số công việc cùng lúc.

Và khi đến lúc cần thuê ngoài, tôi có thể nhanh chóng nhận ra những công việc nào có thể giao cho người khác. Ví dụ, vào khoảng tập podcast thứ 15, tôi đã thuê người chỉnh sửa podcast và tạo ghi chú chương trình vì đó là công việc tôi không cần tự làm.

5. Tự động hóa càng nhiều càng tốt

Nhớ cái dải "Quảng bá" mà tôi đã nói đến không? Đó là một trong những khu vực tôi bắt đầu sử dụng tự động hóa. Bằng cách sử dụng công cụ trực tuyến như CoSchedule, tôi có thể lên lịch bài đăng trên Facebook và Twitter trước. Thực tế, quy trình tạo bài viết này bao gồm việc lên lịch năm bài đăng Twitter và bốn bài đăng Facebook.

Tuy nhiên, tôi không lên lịch tất cả bài đăng. Những dải "Xã hội" màu xanh trong lịch của tôi là lúc tôi dành thời gian trên Facebook và Twitter để tương tác với độc giả.

6. Cố gắng phân công những công việc bạn không thể tự động hóa

Tất nhiên, không phải mọi việc đều có thể tự động hóa. Mặc dù trí tuệ nhân tạo đã phát triển rất nhiều, nhưng vẫn có những việc cần phải để con người làm.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải là người làm tất cả.

Trong suốt những năm qua, tôi đã giao phó nhiều công việc cho người khác, và giờ đây tôi có một đội ngũ khoảng 10 người. Một số là viết bài và biên tập viên. Một số giúp chúng tôi sản xuất sách điện tử. Một số giúp sản xuất podcast. Và một số làm công việc phát triển và duy trì máy chủ của chúng tôi.

Việc phân công công việc cho người khác giúp tôi tập trung vào những việc cần làm và những việc tôi giỏi.

7. Bắt đầu với hệ thống và quy trình, chứ không phải công cụ

Ngay khi bạn nhắc đến từ "năng suất", chắc chắn sẽ có người nói về công cụ. Thực tế, tôi đã từng tham gia một buổi hội thảo về năng suất tại một hội nghị mà họ hầu như chỉ nói về công cụ.

Đừng hiểu lầm tôi. Tôi rất thích tìm hiểu về các danh sách việc cần làm mới và các công cụ năng suất mới. Nhưng nếu bạn bắt đầu với công cụ thay vì mục tiêu và hệ thống mà bạn đã tạo ra để đạt được mục tiêu đó, công cụ có thể trở thành một trở ngại thay vì một sự hỗ trợ.

Và càng dành nhiều thời gian để nghiên cứu các công cụ mới, bạn càng có ít thời gian để thực sự đạt được các mục tiêu đó.

Tôi tin tưởng vào việc phát triển các hệ thống trước, sau đó tìm công cụ giúp bạn quản lý chúng. Dưới đây là một số công cụ tôi đang sử dụng hiện tại. Nhưng đừng nghĩ rằng vì tôi sử dụng chúng, bạn cũng phải sử dụng. Điều này phụ thuộc vào hệ thống mà bạn đã xây dựng.

Tôi sử dụng một lịch có tên Fantastical 2. Nó có trên máy tính, điện thoại và thậm chí trên đồng hồ của tôi, vì vậy tôi luôn biết mình phải ở đâu.

Tôi cũng sử dụng Evernote để ghi lại tất cả ý tưởng và hầu hết các bài viết của tôi. Tôi thậm chí đã bắt đầu tương tác với đội ngũ của mình trên đó.

Tuy nhiên, với phần lớn các cuộc trao đổi đó, tôi sử dụng Slack, và đội ngũ của tôi cũng vậy. Nó là cách tuyệt vời để chúng tôi giao tiếp với nhau.

Đến lượt bạn

Hy vọng bạn thấy những mẹo này hữu ích. Nhưng tôi biết có một số bạn rất đam mê năng suất. Vì vậy, nếu bạn có bất kỳ mẹo nào khác để trở nên năng suất hơn, xin vui lòng chia sẻ chúng trong phần bình luận.