Bước 1: Lập kế hoạch cho kế hoạch

Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình chậm chạp và khó khăn. Trước khi bắt đầu, hãy tự hỏi:

• Bạn có thể dành bao nhiêu thời gian cho quá trình, bao gồm cả việc nghiên cứu và tài liệu hóa?

• Bạn cần sự hỗ trợ nào từ cấp trên, cấp dưới và người ngang hàng với bạn?

• Bạn có khả năng thu hút ra sao đối với những người cần giúp bạn áp dụng những thay đổi?

• Bạn muốn thu hút đến mức độ nào đối với những người có thể áp dụng sự thay đổi?

• Bạn sẽ làm những bước nào?

• Bạn muốn hoàn thành kế hoạch vào lúc nào?

• Bạn sẽ làm gì với kế hoạch đó khi nó kết thúc?

Bước 2: Phát triển tầm nhìn và sứ mệnh

Đưa ra tuyên bố về tầm nhìn. Tầm nhìn thể hiện điều bạn khao khát có được, thường là một câu nói thể hiện giấc mơ của ban lãnh đạo. Tuyên bố này có thể không hoàn toàn khả thi hoặc thực tế, nhưng nó sẽ kích động sức lực và sự tập trung của toàn đội. Những từ như “Hàng đầu thế giới”, “Đẳng cấp thế giới” và “Được kính trọng nhất” là thích hợp cho tầm nhìn.

Tạo ra tuyên bố sứ mệnh. Cùng làm với đội của bạn để phát triển tuyên bố về điều bạn làm hàng ngày. Tuyên bố này cần phải là một sự mô tả thực tế về cách bạn sẽ làm thỏa mãn các bên có liên quan (khách hàng, hội đồng quản trị và nhân viên). Sứ mạng của bạn cần:

• Dễ hiểu

• Ngắn, không dài quá hai hoặc ba câu

• Tương đối cụ thể, để thúc đẩy việc đề ra mục đích và truy vết

• Đủ khái quát, không chứa thời điểm

Bước 3: Đánh giá vị trí hiện tại của bạn

Hãy xem các số liệu thống kê đang có hiệu lực của bạn để đánh giá chi phí, chất lượng, độ nhanh nhạy, tinh thần, sức khỏe và sự an toàn của công ty bạn.

So sánh với những người lân cận để cảm giác được mình tốt hay xấu.

Tiến hành phỏng vấn từng người một hoặc trong nhóm để tìm ra:

• Điều gì khiến người khác bực bội khi làm việc với bạn

• Điều gì khiến họ tức tối

• Mức độ dễ sử dụng của các dịch vụ khách hàng

• Những chính sách nào cản trở người ta làm hết sức của họ.

Bước 4: Xây dựng mô hình thành công

Cùng với nhân viên, xác định các chỉ số để đánh dấu sự tiến bộ. Khích lệ nhân viên lựa chọn chỉ số trong các phạm trù: Chất lượng/dịch vụ, Thời gian/sự nhanh nhạy, Chi phí/giá trị, Sức khỏe và sự an toàn, Tinh thần

Không có nhiều hơn hai chỉ số trong một phạm trù để tránh mất thời gian thu thập dữ liệu. Chọn chỉ số liên quan cụ thể đến dự định trong sứ mạng.

Chỉ số tốt nhất trong mỗi phạm trù là những chỉ số: Dễ thu thập, Chính xác, Đã được thu thập, Đo được

Nhóm có thể ảnh hưởng đến

Nếu chỉ số hiện tại không được đo, lập hệ thống thu thập dữ liệu và phân công nhân viên chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu.

Bước 5: Đề ra những mục tiêu

Cùng với cộng sự của bạn đề ra mục tiêu. Những mục tiêu của bạn cần SMART (thông minh):

• Specific – cụ thể

• Measurable – đo được

• Agreed -upon – có được sự đồng thuận

• Realistic – thực tế

• Time -based – căn cứ theo thời gian.

Treo những mục đích và mức độ thực hiện công việc hiện tại để mọi người đều thấy.

Bước 6: Phát triển những chương trình cải tiến

• Hãy phát triển những chương trình cụ thể để đạt được những mục đích cùng với người của bạn.

• Đối với những kế hoạch cần đạt được trong 12 tháng kế tiếp, hãy liệt kê tất cả các hành động, người thực hiện, và thời điểm cần làm xong. Ngoài ra, cũng hãy liệt kê những người sẽ bị ảnh hưởng bởi những quyết định đó để họ được biết.

• Hãy treo kế hoạch tại khu vực làm việc để mọi người đều biết về chúng. Hãy xóa đi những điểm đã được giải quyết.

• Hãy xác định các cột mốc cho những mục đích dài hạn hơn. Chẳng hạn, nếu bạn muốn thiết lập những chương trình bảo dưỡng dự phòng cho 60% thiết bị của bạn vào năm thứ hai, 90% vào năm thứ ba, và 100% vào năm thứ tư.

Bước 7: Xác định những mối đe dọa và lập kế hoạch loại bỏ chúng

Lập danh sách những cản trở khiến bạn không đạt được những mục đích của mình.

Hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Phân chúng thành loại bạn có sự kiểm soát và loại bạn không có sự kiểm soát.

Tập trung và những cản trở chính mà bạn có sự kiểm soát. Hãy phát triển những hành động cụ thể để giải quyết chúng.

Hãy làm việc với những người ngoài bộ phận của bạn, là những người mà bạn cần thiện chí của họ để loại bỏ những rào cản bạn không có sự kiểm soát.

Liên tục thăm dò môi trường