Bạn có gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian không?

Là một doanh nhân trực tuyến, thật dễ để rơi vào những thói quen xấu – luôn chạy theo những việc cấp bách hoặc bị cuốn vào lịch trình của người khác mà không thực sự tập trung vào những gì mình cần hoàn thành.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ sáu điều đã giúp tôi hình thành thói quen tốt trong việc viết blog, kinh doanh và nhiều khía cạnh khác của cuộc sống.

Nếu bạn không phải người có tổ chức bẩm sinh thì sao?

Tôi vốn không phải là người có tổ chức.

Tôi khá bốc đồng và không thích bị gò bó vào một khuôn khổ. Nhưng đội ngũ của tôi thì ngược lại – họ yêu thích bảng tính, sự sắp xếp gọn gàng và quy củ.

Dù không có tính tổ chức tự nhiên, tôi vẫn tìm cách xây dựng các hệ thống, thói quen và quy trình giúp tôi hoàn thành công việc.

Bởi vì nếu không có những điều này, tôi biết rằng công việc kinh doanh của mình sẽ mãi bị giới hạn.

Sáu mẹo giúp bạn làm việc hiệu quả, dù bạn có thiếu tổ chức đến đâu

1. Bắt đầu với mục tiêu và “lý do” của bạn

Không có lý do rõ ràng, việc xây dựng thói quen tốt sẽ trở nên vô nghĩa.

Một ví dụ điển hình là hành trình cải thiện sức khỏe của tôi trong vài năm qua. Tôi từng cố gắng hình thành thói quen tốt về chế độ ăn uống, tập luyện và giấc ngủ, nhưng không duy trì được lâu. Tôi hiểu chúng quan trọng, nhưng không có sự kết nối thực sự từ trái tim.

Tuy nhiên, vài năm trở lại đây, tôi đã đi bộ 10.000 bước gần như mỗi ngày, ăn uống lành mạnh hơn và tập gym thường xuyên.

Điều gì đã thay đổi? Đầu năm 2015, tôi nhận ra mình đang rơi vào tình trạng trì trệ – cả về thể chất, tinh thần, xã hội lẫn tâm linh. Tôi đặt ra các mục tiêu ban đầu như giảm cân và vận động nhiều hơn. Nhờ đó, tôi không chỉ có “lý do” mà còn thực hiện những bước đi cụ thể để đạt mục tiêu.

2. Tự nhủ “Đây là điều mình làm”

Tôi không nhớ đã nghe câu này ở đâu, nhưng nó thực sự giúp ích khi tôi muốn xây dựng một thói quen mới.

Tôi nói với bản thân: “Đây là điều mình làm.”

Khi muốn bỏ cuộc, tôi nhắc nhở:

“Đi bộ – Đây là điều mình làm.”

“Ăn uống lành mạnh – Đây là điều mình làm.”

Ban đầu, câu nói này có thể chưa thực sự thuyết phục. Nhưng khi kiên trì, nó sẽ dần trở thành sự thật. Ngày đầu tiên tôi đi bộ 10.000 bước, tôi chỉ mới làm nó một lần. Một tuần sau, tôi đã làm được bảy ngày liên tiếp và câu nói ấy trở nên có sức mạnh hơn.

3. Lên lịch cho thói quen bạn muốn duy trì

Khi bắt đầu thói quen đi bộ hàng ngày, tôi đặt lịch vào lúc 12:30 trưa mỗi ngày trong tuần với một lời nhắc: “Đi bộ”.

Việc coi nó như một cuộc hẹn với chính mình giúp tôi biến nó thành một phần bình thường trong ngày.

Dần dần, tôi điều chỉnh công việc xung quanh thói quen này. Một thời gian sau, tôi không còn cần báo thức nữa vì cơ thể tôi đã quen với nó. Nếu không đi bộ, tôi bắt đầu cảm thấy bồn chồn.

4. Bắt đầu nhỏ và nâng dần cấp độ

Hầu hết các thói quen tốt của tôi đều bắt đầu từ những thay đổi nhỏ.

Ví dụ, khi bắt đầu thay đổi sức khỏe, tôi tập trung vào ăn uống lành mạnh trước. Sau đó mới thêm vào đi bộ và làm việc với bàn đứng.

Với bàn đứng, ban đầu tôi chỉ đứng làm việc trong một giờ đầu tiên mỗi ngày. Khi quen, tôi tăng lên một giờ vào buổi sáng và một giờ vào buổi chiều. Sau đó, tôi đứng suốt buổi sáng và thêm một giờ vào buổi chiều. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian trong ngày để đứng làm việc.

Nếu mục tiêu của bạn là viết blog hàng ngày, thì chuyển từ không viết gì sang viết mỗi ngày có thể quá sức. Bạn có thể bắt đầu với một bài mỗi tuần, rồi tăng dần lên hai, ba bài và hơn thế nữa. Điều này cũng áp dụng với các mục tiêu khác như làm podcast hay sử dụng mạng xã hội.

5. Không bỏ lỡ hai lần liên tiếp

Ngoài câu nói “Đây là điều mình làm”, tôi còn có một nguyên tắc khác: “Không bỏ lỡ hai lần liên tiếp.”

Nếu có việc gì đó làm gián đoạn thói quen của tôi hoặc tôi cần nghỉ ngơi, tôi cho phép bản thân nghỉ một lần. Nhưng tôi cố gắng không bỏ lỡ lần thứ hai.

Ví dụ, nếu một ngày tôi không đi bộ được, tôi sẽ cố gắng đi vào ngày hôm sau. Nếu tôi thường đến phòng gym hai lần một tuần nhưng bị bận, tôi sẽ cố gắng tập một lần thay vì bỏ luôn cả tuần.

Với viết blog, nếu tôi không thể viết một bài đầy đủ khi đi du lịch, tôi sẽ cố gắng viết một nửa.

Điều quan trọng là duy trì thói quen, ngay cả khi không thể giữ đúng tần suất ban đầu.

6. Dành thời gian cho giải trí và thư giãn

Hãy đảm bảo rằng bạn lên lịch cho những hoạt động vui vẻ.

Với tôi, đó có thể là đọc tiểu thuyết, xem Netflix, đi xem phim, ghé quán cà phê hoặc đơn giản là ngủ trưa.

Tôi thường làm những điều này vào cuối ngày, nhưng tôi cũng dành nguyên chiều thứ Hai cho chúng.

Chúng ta đều cần có thời gian trong tuần để nghỉ ngơi, chơi đùa, mơ mộng và sáng tạo. Những khoảng thời gian này giúp ta nạp năng lượng và có thêm ý tưởng mới. Vì vậy, nếu muốn làm việc hiệu quả, bạn cũng cần xây dựng những thói quen này.