6 Cấu Trúc Cuộc Họp Nội Bộ Giúp Tăng Hiệu Suất Làm Việc Của Đội Ngũ

1. Cuộc Họp Nhóm Lớn

• Tần suất: Hàng tuần

• Người tham dự: Người quản lý với tất cả các báo cáo trực tiếp

• Mục đích: Phối hợp chéo để hoàn thành các mục tiêu cụ thể

• Agenda:

o Ăn mừng thành công

o Xem xét dữ liệu OKR/KPI quan trọng

o Đặt mục tiêu/thời hạn trong 1-2 tuần tới

o Thảo luận về rào cản và tắc nghẽn cản trở việc thực thi

o Đi sâu vào một chủ đề cụ thể, được xác định trước

o Chụp và chỉ định các mục hành động

• Nên tránh: Các cuộc họp cập nhật tình trạng định kỳ chỉ xem xét tiến trình mà không thảo luận về ý tưởng mới; Rời đi mà không có mục hành động rõ ràng.

2. Cuộc Họp All-hand

• Tần suất: Hàng tuần / Hàng tháng / Hàng quý

• Người tham gia: Tất cả mọi người

• Mục đích: Xây dựng môi trường làm việc teamwork, sử dụng key-learning của các nhóm để làm bài học chung.

• Agenda:

o Ăn mừng thành công

o Xem lại báo cáo tuần/tháng/quý trước

o Chia sẻ các kế hoạch, hành động chiến lược cho tuần/tháng/quý sắp tới

o Khởi động các quy trình/dự án cốt lõi

• Tránh: Leader trình bày toàn bộ thời gian; Phân cấp chia sẻ thông tin càng nhiều càng tốt để nâng cao người khác.

3. Cuộc Họp 1-1

• Tần suất: 3-4 lần/tháng

• Người tham dự: Người quản lý với nhân viên báo cáo trực tiếp

• Mục đích: Kết nối trực tiếp với vấn đề thông qua trao quyền, thảo luận và đưa ra kết luận cuối cùng

• Agenda:

o Yêu cầu báo cáo trực tiếp với agenda cụ thể và để nhân viên thực hiện 90% với báo cáo của mình

o Xem xét KPIs/OKRs khi cần thiết

• Tránh: Người quản lý yêu cầu cấp dưới trực tiếp phải làm gì

• Các câu hỏi 1-1 phổ biến dành cho người quản lý:

o Bạn đang theo dõi như thế nào để đạt được mục tiêu của mình?

o Những rào cản hoặc vấn đề bạn đang phải đối mặt?

o Cung cấp báo cáo trực tiếp với bất kỳ thông tin phản hồi cần thiết. → Lần sau bạn có thể làm điều này khác đi như thế nào?

o Làm thế nào tôi có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn?

o Điều gì đang khiến công việc của bạn trở nên khó khăn hay gặp sự cố?

o Khối lượng công việc của bạn như thế nào?

4. Cuộc Họp Theo Tiến Độ

• Tần suất: Hàng tháng

• Người tham dự: Người quản lý với tất cả các báo cáo trực tiếp (nhiều cấp và phòng ban)

• Mục đích: Xem lại thông tin phiếu điểm; đưa ra quyết định về cách cải thiện hoặc thúc đẩy thay đổi

• Agenda:

o Yêu cầu người tham dự đọc trước bất kỳ tài liệu liên quan nào

o Ăn mừng thành công

o Tạo điều kiện thảo luận xung quanh các cơ hội và bài học kinh nghiệm

o Điều chỉnh mục tiêu, chỉ tiêu (nếu cần)

o Chụp và chỉ định các mục hành động

• Nên tránh: Không rút kinh nghiệm quý trước; Một cấu trúc trì trệ không có sự lặp lại; Tổ chức cuộc họp chỉ để xem xét thông tin mà không đưa ra quyết định mới.

5. Các Cuộc Họp Theo Dự Án

• Tần suất: Theo tiến độ dự án

• Mục đích: Thúc đẩy một dự án, mục tiêu hoặc quyết định cụ thể

• Agenda: Xem lại tiến độ trong quá khứ, đặt mục tiêu cho khoảng thời gian tới, đưa ra cam kết, phân công trách nhiệm.

• Tránh: Đi qua các chuyển động.

6. Cuộc Họp Tổ Chức Bên Ngoài

• Tần suất tổ chức: Quý hoặc Năm

• Người tham dự: Khác nhau, nhưng thường là nhóm lãnh đạo

• Mục đích: Đưa ra các quyết định chiến lược và định hướng xung quanh các cơ hội và ưu tiên hàng đầu

• Agenda: Khác nhau dựa trên mục đích

• Tránh: Bỏ qua nó, tin rằng "Không có gì sai; chúng ta không cần điều này. Chúng ta đã đồng bộ rồi."

Tối Ưu Hóa Các Cuộc Họp Là Công Việc Của Bạn

Cách tổ chức và điều hành các cuộc họp của tổ chức là bài kiểm tra khả năng lãnh đạo của bạn. Để nâng cao hiệu suất trong công việc, xây dựng các cuộc họp đúng cách là điều cực kỳ quan trọng. Nhưng nếu làm sai, các cuộc họp có thể lấy đi thời gian của nhân viên mà lẽ ra họ có thể sử dụng để hoàn thành công việc. Công việc của bạn là tối ưu hóa thời gian sử dụng, cả trong và giữa các cuộc họp.