Bí quyết giao tiếp số 1: Đừng đưa sếp vào thế không có sự lựa chọn

Có một lần, gia đình anh lên kế hoạch cho một chuyến du lịch Vũng Tàu. Cả nhà háo hức mong chờ một kỳ nghỉ trọn vẹn bên nhau, nhưng anh lại vừa mới đi làm, chưa có kinh nghiệm xin nghỉ phép. Nỗi sợ khiến anh không dám mở lời với sếp.

Ban đầu, anh cũng phân vân lắm, nhưng rồi cuối cùng vẫn quyết định từ chối lời mời của gia đình, dù họ đã nhiều lần thuyết phục. Ở công ty, anh cứ tiếp tục làm việc như bình thường, không hề đề cập đến việc nghỉ phép.

Thế nhưng, đến sát ngày đi, anh chợt nhận ra rằng mình cần dành thời gian cho gia đình, rằng những khoảnh khắc như vậy không phải lúc nào cũng có. Lúc này, anh mới vội vàng tìm đến sếp và xin nghỉ một ngày vào hôm sau.

Nghe xong, sếp anh không trả lời ngay mà nhìn anh rồi hỏi:

“Khương, em mong đợi anh sẽ nhận được câu trả lời thế nào đây?”

“Nếu anh đồng ý, chẳng phải sẽ tạo ra tiền lệ xấu rằng nhân viên có thể xin nghỉ vào phút chót mà không cần kế hoạch trước sao?”

“Còn nếu anh từ chối, thì anh lại trở thành một người sếp cứng nhắc, không tạo điều kiện cho nhân viên có thời gian bên gia đình dù họ đã làm việc rất chăm chỉ suốt cả tháng.”

“Vậy em muốn anh trở thành người sếp như thế nào đây, Khương?”

Cuối cùng, sếp vẫn chấp nhận cho anh nghỉ ngày hôm đó. Nhưng đồng thời, ông cũng nhấn mạnh rằng đây sẽ là một điểm trừ trong đánh giá công việc của anh. Anh sẽ cần nỗ lực nhiều hơn để lấy lại niềm tin của sếp.

Khoảnh khắc đó giúp anh nhận ra một bài học quan trọng: Nỗi sợ hãi có thể làm cho mọi chuyện trở nên khó khăn hơn. Nếu ngay từ đầu anh chủ động trao đổi với sếp, hai bên sẽ có thời gian thảo luận và tìm ra một phương án hợp lý.

Khi một vấn đề được đưa ra sớm, sẽ có nhiều lựa chọn và giải pháp hơn. Nhưng nếu bạn để đến phút chót, bạn đang đẩy sếp vào tình huống không có sự lựa chọn nào khác. Và đặt ai vào tình huống như vậy cũng khiến họ khó chịu, bức bối.

 Bài học rút ra: Đừng đợi đến phút cuối cùng mới trao đổi vấn đề. Hãy chủ động đề cập để có thể cùng sếp tìm ra phương án tốt nhất.

Bí quyết giao tiếp số 2: Hiểu phong cách làm việc của sếp

Trong quá trình làm việc, anh nhận ra rằng mỗi người sếp lại có một phong cách làm việc khác nhau. Nếu hiểu rõ cách làm việc của sếp, bạn sẽ dễ dàng hợp tác và đạt hiệu quả cao hơn.

Người sếp truyền thống – thích giấy tờ, viết tay

Người sếp đầu tiên của anh là một người theo phong cách truyền thống. Ông có thói quen ghi chép tất cả vào sổ tay, thích đọc tài liệu bản in hơn là email.

Ban đầu, mỗi lần cần sếp duyệt hay xin ý kiến, anh đều gửi email rồi chờ phản hồi. Nhưng đôi khi một, hai ngày trôi qua, anh không nhận được hồi âm. Nhắc nhở thì sếp bảo bận quá, rồi lại quên mất.

Anh dần nhận ra rằng email không phải là cách hiệu quả với sếp này. Vì vậy, thay vì cứ chờ đợi, anh quyết định thay đổi chiến lược:

Anh in tài liệu ra giấy, đặt trực tiếp lên bàn sếp kèm ghi chú quan trọng.

Kết quả? Sếp phản hồi nhanh hơn hẳn! Vì khi nhìn thấy giấy tờ ngay trước mặt, ông sẽ xử lý ngay thay vì bỏ quên trong hộp thư email đầy ắp công việc.

Người sếp kỹ tính – thích số liệu, logic chặt chẽ

Người sếp thứ hai lại có phong cách hoàn toàn khác: rất kỹ tính, luôn hỏi chi tiết đến từng con số. Dù anh có chuẩn bị kỹ đến đâu, sếp vẫn luôn tìm ra những điểm chưa đủ thuyết phục.

Ban đầu, những câu hỏi dồn dập của sếp khiến anh lúng túng, không biết trả lời thế nào. Nhưng thay vì cảm thấy bực bội, anh tự đặt câu hỏi:

“Nếu mình là sếp, khi đọc đến đây, mình sẽ thắc mắc điều gì?”

Từ đó, anh chuẩn bị sẵn nhiều số liệu dự phòng để làm rõ các điểm trong báo cáo. Kết quả là các cuộc trao đổi với sếp diễn ra nhanh hơn, trôi chảy hơn, và sếp đánh giá cao hơn về anh.

 Bài học rút ra: Hiểu rõ phong cách làm việc của sếp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, ít gặp rắc rối hơn và thậm chí còn học hỏi được nhiều điều từ sếp.

Bí quyết giao tiếp số 3: Biết cách đề xuất hỗ trợ khi cần

Nhiều người cho rằng khi làm việc, mình phải tự đưa ra giải pháp hoàn chỉnh rồi trình lên sếp để duyệt. Nhưng thực tế, bạn hoàn toàn có thể nhờ sếp hỗ trợ khi gặp khó khăn.

Anh từng được giao nhiệm vụ tổ chức một sự kiện trải nghiệm tại Singapore cho học viên. Nhưng có một vấn đề: Anh không biết gì về Singapore.

Mọi thứ trở nên bế tắc. Sau nhiều lần bị sếp góp ý, chỉnh sửa, anh cảm thấy rất căng thẳng. Đến một ngày, anh quyết định thay đổi cách tiếp cận.

Anh đến gặp sếp và nói:

“Dạ em muốn đề xuất một cuộc họp, không phải để trình bày ý tưởng, mà để cùng thảo luận về kế hoạch sự kiện. Em đã nghiên cứu kỹ, nhưng vẫn thấy có những điểm chưa trọn vẹn. Em rất mong nhận được ý kiến từ sếp.”

Kết quả? Sếp đồng ý ngay!

Thay vì một cuộc họp căng thẳng, anh và sếp cùng nhau trao đổi, bổ sung ý tưởng, điều chỉnh kế hoạch để sự kiện được tổ chức trọn vẹn nhất.

 Bài học rút ra: Đừng nghĩ rằng bạn phải một mình gánh vác mọi thứ. Khi cần, hãy chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ sếp để có giải pháp tốt hơn.

Bí quyết giao tiếp số 4: Nhìn ra cơ hội phát triển sau lời từ chối của sếp

Anh từng nộp một kế hoạch tài chính cho sếp và nhận lại hai chữ lạnh lùng: "KHÔNG DUYỆT."

Ban đầu, anh cảm thấy rất nản, không biết phải sửa ở đâu. Nhưng sau đó, anh nhận ra rằng nếu sếp không chỉ rõ lỗi sai, có nghĩa là sếp tin rằng anh có thể tự tìm ra.

Thay vì thất vọng, anh tự kiểm tra lại từng mục trong kế hoạch, sửa đổi và nộp lại. Sau 4-5 lần, anh mới nhận được phản hồi chi tiết hơn từ sếp.

 Bài học rút ra: Mỗi lời từ chối là một cơ hội để bạn rèn luyện tư duy phản biện, cải thiện công việc. Đừng mong đợi sếp sẽ luôn "cầm tay chỉ việc."