Viết blog – nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại gồm rất nhiều công đoạn:

Nảy ra ý tưởng

Viết bài

Chụp/tìm/chỉnh sửa ảnh minh họa

Định dạng bài viết

Lên lịch hoặc đăng bài

Chia sẻ bài viết lên mạng xã hội

Trả lời bình luận

Nhưng đó mới chỉ là bước khởi đầu! Chưa kể đến việc lập kế hoạch, đặt mục tiêu, tạo lịch biên tập, thiết kế blog, chỉnh sửa giao diện, làm nội dung đa phương tiện, cập nhật mạng xã hội, hợp tác với blogger khác, tìm kiếm tài trợ, tiếp thị liên kết, tạo và ra mắt sản phẩm, email marketing, viết newsletter, tham gia cộng đồng blogger, tham gia sự kiện, theo dõi xu hướng…

Có quá nhiều việc phải làm!

Trong 5 năm viết blog, tôi đã mắc vô số sai lầm. Một trong những lỗi lớn nhất là lãng phí thời gian. Khi bạn phải cân bằng giữa công việc, cuộc sống và viết blog, thời gian trở nên vô cùng quý giá. Sau những lần thất bại, tôi nhanh chóng tìm ra cách tối ưu hóa công việc để tiết kiệm thời gian hơn.

Dưới đây là 5 cách giúp bạn viết blog dễ dàng hơn:

1. Gộp nhóm công việc (Batching)

Gộp nhóm nghĩa là bạn hoàn thành nhiều nhiệm vụ tương tự trong cùng một khoảng thời gian thay vì làm từng phần riêng lẻ. Thay vì viết từng bài từ tiêu đề, hình ảnh, nội dung…, bạn có thể viết hết các bài trong tuần một lần, chỉnh sửa ảnh một lần… Cách này giúp bạn tập trung tốt hơn, tránh bị gián đoạn khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau.

Gộp nhóm còn rất hữu ích khi xử lý email, lên lịch mạng xã hội, viết bài, nghiên cứu, tìm hình ảnh hoặc làm những việc nhàm chán nhưng cần thiết (ai ghét làm kế toán giơ tay!).

Tôi thậm chí còn dành riêng từng ngày cho từng loại công việc: Thứ Hai viết nội dung, Thứ Ba xử lý email và hình ảnh… Bạn có thể điều chỉnh theo lịch trình của mình để đạt hiệu quả tốt nhất.

2. Lên lịch (Scheduling)

Điều này áp dụng cho cả thời gian lẫn nội dung. Tôi lên lịch làm việc khi có thời gian và lên lịch đăng nội dung.

Ví dụ: Nếu có vài tiếng rảnh, tôi dành vài phút để ưu tiên công việc, sau đó chia nhỏ chúng theo từng khung giờ. Tôi thường làm việc khó nhất trước (“ăn con ếch trước” – tức là xử lý nhiệm vụ khó nhất đầu tiên để các việc còn lại nhẹ nhàng hơn).

Với tôi, viết nội dung là nhiệm vụ quan trọng nhất, cần đầu óc tỉnh táo và thời gian tập trung. Còn việc chỉnh sửa ảnh có thể làm sau khi đã xong phần nội dung.

Lên lịch nội dung giúp bạn không phải viết blog mỗi ngày, nhất là khi bạn bận hoặc muốn nghỉ ngơi. Đăng bài và chia sẻ lên mạng xã hội theo lịch trình giúp bạn có thêm thời gian làm việc khác – hoặc đơn giản là thư giãn với Netflix và bỏng ngô!

Tuy nhiên, nếu bạn lên lịch đăng bài trên mạng xã hội, hãy dành thời gian để phản hồi bình luận. Tốt nhất là tương tác ngay khi đăng bài, nhưng nếu không thể, bạn có thể trả lời khi có thời gian hoặc đặt lịch để phản hồi!

3. Tận dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất

Một lần, tôi thức dậy từ sáng sớm và quyết định học bài thay vì cố ngủ lại. Tôi nhận ra đầu óc minh mẫn hơn và tiếp thu nhanh hơn. Đó là khi tôi biết mình là “người buổi sáng”.

Tuy nhiên, sau khi có hai đứa con (và chúng chẳng bao giờ ngủ yên), tôi không thể dậy sớm nữa. Thay vào đó, tôi làm những việc cần tư duy vào buổi sáng và để các việc nhẹ nhàng hơn như trả lời email hay tải công thức nấu ăn lên blog vào buổi chiều. Đến tối, tôi gần như kiệt sức nên không viết lách gì cả.

Mỗi người có một khung giờ làm việc hiệu quả khác nhau. Một người bạn của tôi lại làm việc tốt nhất vào buổi tối và thường viết đến tận khuya. Hiểu rõ bản thân giúp bạn không phải cố gắng viết một bài dài 2000 từ khi đầu óc đã mệt mỏi. Khi làm việc hiệu quả, bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh hơn.

4. Tự động hóa (Automate)

Cảm ơn các công cụ tự động hóa! Chúng thực sự là cứu tinh giúp công việc viết blog nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Có rất nhiều công cụ hỗ trợ tự động hóa như:

IFTTT: Giúp tự động chia sẻ ảnh Instagram lên Twitter, nhận thông báo khi ai đó nhắc đến bạn, lưu nhạc vào Dropbox…

Email tự động trả lời: Nếu bạn thường nhận các câu hỏi giống nhau, Gmail cho phép tạo email mẫu để trả lời nhanh chóng.

Quản lý mạng xã hội: Bạn không cần chờ bài viết được đăng để chia sẻ lên Facebook hoặc đặt lời nhắc tweet bài viết đúng khung giờ. Các công cụ như Sprout Social, CoSchedule, Buffer, Hootsuite, Tailwind giúp bạn lên lịch và quản lý nội dung dễ dàng hơn.

5. Lập kế hoạch (Planning)

Tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch!

Đầu tiên, tôi sắp xếp thời gian hợp lý dựa trên khung giờ làm việc hiệu quả của mình. Sau đó, tôi lập kế hoạch nội dung.

Thay vì viết bài một cách ngẫu nhiên, tôi tạo lịch biên tập để có cái nhìn tổng quan hơn. Dù không cố định ngày đăng bài, nhưng biết trước chủ đề sẽ viết giúp tôi chủ động hơn. Khi xong một bài, tôi chỉ cần xem danh sách và chuyển sang bài tiếp theo. Nếu có bài viết ngẫu hứng, tôi linh hoạt điều chỉnh lịch.

Tôi sử dụng sổ tay truyền thống và CoSchedule cho blog Veggie Mama, trong khi với ProBlogger, tôi dùng Google Docs và Google Calendar. Bạn có thể thử và chọn phương pháp phù hợp nhất với mình!

Viết blog có thể tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng với các chiến lược phù hợp, bạn có thể làm cho nó dễ dàng và hiệu quả hơn. Hy vọng 5 mẹo trên sẽ giúp bạn tận hưởng công việc viết blog mà không bị quá tải!