Tôi luôn là người viết danh sách công việc, nhưng không phải lúc nào tôi cũng sử dụng danh sách này một cách hiệu quả. Hãy xem có điều gì trong số này quen thuộc với bạn không:

Viết những công việc vào danh sách sau khi đã làm xong, chỉ để có thể đánh dấu chúng.

Thêm quá nhiều công việc vào danh sách đến nỗi bạn cảm thấy choáng ngợp và không bao giờ nhìn vào nó.

Lướt qua danh sách công việc tìm những nhiệm vụ dễ làm nhất.

Đến cuối ngày, bạn đã hoàn thành một số công việc trong danh sách, nhưng không phải những công việc giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Gửi email cho chính mình với ghi chú và sử dụng hộp thư đến làm danh sách công việc.

Tất cả những cách trên không phải là cách hiệu quả để sử dụng danh sách công việc, nhưng bạn hoàn toàn có thể sử dụng danh sách công việc để tăng năng suất của mình. Bạn chỉ cần suy nghĩ kỹ và lý tưởng là có một quy trình rõ ràng cho phương pháp mà bạn áp dụng.

Tôi đã phát triển quy trình danh sách công việc của mình qua nhiều năm và trong hai năm qua, tôi đã tìm ra một quy trình không chỉ giúp tôi hoàn thành công việc mà còn đảm bảo rằng tôi làm đúng những công việc quan trọng. Để năng suất, chúng ta cần làm nhiều hơn là hoàn thành công việc. Chúng ta cần làm đúng những việc quan trọng.

Cần lưu ý rằng bạn sẽ không bao giờ hoàn thành tất cả những gì mình muốn làm. Chúng ta có rất nhiều ý tưởng cho những việc mình muốn làm và dù có năng suất thế nào, chúng ta vẫn không thể làm hết tất cả trừ khi chúng ta tuyển thêm một đội ngũ trợ lý ảo, và đó lại là một bài viết khác!

Năng suất không có nghĩa là làm tất cả mọi thứ, mà là lựa chọn thông minh nơi bạn dành thời gian, năng lượng và sự chú ý để giúp bạn đạt được mục tiêu. Một danh sách công việc hiệu quả sẽ giúp bạn làm việc một cách năng suất.

1. Tạo danh sách công việc tổng hợp hàng tuần

Những ý tưởng vẩn vơ trong đầu có thể làm bạn mất tập trung khỏi công việc hiện tại. Chúng ta thường xuyên nghĩ về những thứ này vì không muốn quên chúng. Ví dụ, khi bạn đang viết bài blog mới, nhưng lại nghĩ đến một ý tưởng sản phẩm mới, điều này sẽ làm bạn mất tập trung và kết quả là bài viết sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Hãy dành một khoảng thời gian mỗi tuần để tạo một danh sách công việc tổng hợp cho cả tuần. Buổi chiều Chủ nhật là thời gian tốt với tôi. Sau khi có chút thời gian nghỉ ngơi vào cuối tuần, tôi có rất nhiều ý tưởng cần được ghi lại. Tôi sử dụng một cuốn sổ A4 đơn giản và chia thành hai cột – cột đầu tiên dành cho công việc viết blog và cột thứ hai dành cho các công việc gia đình và hộ gia đình.

Tôi viết cả hai danh sách cùng lúc vì khi bắt đầu viết những công việc cần làm, tất cả các ý tưởng khác sẽ ùa về và tôi chỉ cần chia chúng ra thành các cột trên trang giấy. Thật tuyệt vời khi có thể xả hết mọi thứ từ đầu ra giấy.

2. Viết mục tiêu của bạn

Ở một trang khác, tôi sẽ viết danh sách công việc cho ngày thứ Hai. Tôi sẽ ghi ngày và tháng, sau đó viết mục tiêu viết blog trong năm lên đầu trang. Viết mục tiêu giúp bạn luôn nhớ về mục tiêu đó và việc viết nó trước khi quyết định các nhiệm vụ trong ngày sẽ giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng trong dài hạn.

Danh sách công việc của bạn có thể bao gồm những công việc như:

Tạo video hướng dẫn

Viết bản tin

Cập nhật trang tài nguyên với liên kết tiếp thị liên kết

Xử lý email

Viết module đầu tiên của khóa học

Để ưu tiên các công việc này, bạn cần nhìn vào mục tiêu đã đề ra trong năm. Nếu bạn đã chọn mục tiêu đúng, mục tiêu của bạn sẽ trở thành một bộ lọc quyết định. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bằng cách tạo sản phẩm của riêng mình, công việc đầu tiên của bạn nên là viết module đầu tiên của khóa học. Nhưng nếu mục tiêu của bạn là xây dựng danh sách người đăng ký bản tin, thì việc viết bản tin sẽ là công việc ưu tiên.

3. Viết các dự án chính của bạn

Để đạt được mục tiêu trong năm, bạn sẽ cần hoàn thành một số dự án. Nếu tiếp tục với ví dụ trên, nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bằng cách tạo sản phẩm của riêng mình, dự án hiện tại của bạn có thể là tạo một khóa học trực tuyến. Bạn sẽ ghi nó lên đầu danh sách công việc và đảm bảo dành thời gian mỗi ngày làm việc cho dự án của mình.

4. Lập danh sách ba công việc trong ngày

Với mục tiêu trong năm và dự án hiện tại được ghi ở đầu trang, bạn sẽ chuyển sang danh sách công việc tổng hợp và chọn ba công việc sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và dự án của mình. Hạn chế số lượng công việc trong danh sách giúp bạn tránh chọn những công việc dễ dàng. Việc ngồi vào máy tính và dọn dẹp hộp thư đến, trả lời các bình luận hay dành thời gian trên mạng xã hội dễ dàng hơn rất nhiều so với việc viết module đầu tiên cho khóa học trực tuyến của bạn.

Bằng cách giới hạn số lượng công việc xuống ba, bạn có không gian để chọn những công việc mang lại giá trị cho mục tiêu viết blog của mình.

5. Hình dung ngày làm việc của bạn

Nhiều bạn có thể đã đọc phần trên và nghĩ rằng hình dung công việc trong ngày nghe có vẻ thần bí. Tôi cũng đã từng nghĩ vậy cho đến khi thử nó. Thực sự, nó tạo ra sự khác biệt. Sau khi đã viết xong danh sách công việc vào buổi tối, khi tôi đến phòng tập gym vào sáng hôm sau, tôi có thể hình dung công việc trong ngày rõ ràng hơn.

Tôi hình dung những gì sẽ làm khi về nhà từ phòng tập gym để sắp xếp công việc ở nhà. Điều này giúp tôi có thể bắt tay vào công việc ngay khi về nhà sau khi đưa các con đến trường. Sau đó, tôi hình dung công việc đầu tiên mà tôi sẽ thực hiện trong ngày, tưởng tượng thời gian nghỉ ngơi sau khi hoàn thành phiên làm việc đầu tiên, rồi lại tiếp tục hình dung công việc tiếp theo.

Hình dung hiệu quả vì nó củng cố các ưu tiên của bạn và giúp chúng luôn trong tâm trí. Vì vậy, khi ngồi trước máy tính và có ý định kiểm tra hộp thư đến, tôi sẽ cảm thấy có sự gián đoạn – điều này không phù hợp với hình dung của tôi và tôi sẽ dễ dàng từ chối cám dỗ và bắt tay vào công việc dự án của mình.

Charles Duhigg, một phóng viên đoạt giải Pulitzer của The New York Times, đã viết về tầm quan trọng của hình dung trong cuốn sách Smarter Faster Better: The Secrets of Being Productive in Life and Business.

“Bộ não của bạn phải quyết định điều gì xứng đáng nhận sự chú ý và điều gì cần bị bỏ qua, và cách nó làm điều này là so sánh những gì chúng ta kỳ vọng sẽ xảy ra với những gì thực sự đang diễn ra,” Duhigg nói với Quartz.

Sau đó, bạn chỉ cần lặp lại quy trình này. Trong suốt tuần, khi nghĩ ra những việc cần làm, bạn thêm chúng vào danh sách công việc tổng hợp. Vào cuối mỗi ngày làm việc, bạn sẽ viết danh sách công việc cho ngày hôm sau, với mục tiêu và dự án được ghi ở đầu trang.

Khi tuần kết thúc, bạn tạo ra danh sách công việc tổng hợp mới và lại một lần nữa chuẩn bị cho một tuần làm việc hiệu quả thông qua danh sách công việc của mình.