Khi hướng dẫn mọi người về cách quản lý thời gian, tôi luôn bắt đầu buổi học bằng một câu hỏi thú vị: “Trong số các bạn, ai có quá nhiều thời gian rảnh mà không biết làm gì với nó?”. Trong suốt mười năm qua, chưa có ai giơ tay trả lời.

Điều này có nghĩa là mỗi ngày chúng ta bắt đầu công việc với nhận thức rằng sẽ không thể hoàn thành tất cả mọi thứ. Vì thế, cách chúng ta quản lý và sử dụng thời gian chính là yếu tố quyết định đến thành công. Chính vì vậy, việc lập ra một danh sách công việc cần làm và những việc có thể bỏ qua là vô cùng quan trọng. Từ đó, chúng ta có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Tuy nhiên, ngay cả khi chúng ta đã có những danh sách công việc rõ ràng, việc thực hiện chúng vẫn là một thử thách lớn. Làm thế nào để chúng ta có thể kiên định theo đúng kế hoạch khi có quá nhiều yếu tố làm gián đoạn hoặc gây phân tâm? Làm sao để giữ được sự tập trung vào những công việc quan trọng nhất khi mà có vô vàn công việc khác cũng đòi hỏi sự chú ý?

Giải pháp cho vấn đề này chính là có một phương pháp làm việc hiệu quả.

Jack LaLanne, một chuyên gia nổi tiếng về sức khỏe, là người hiểu rõ về những bí quyết thành công. Ông đã làm những điều phi thường, chẳng hạn như tự trói tay mình rồi bơi vượt qua hơn một dặm cùng một chiếc thuyền chở đầy người. Tuy nhiên, ông không chỉ là một người biểu diễn, mà còn là người sáng tạo ra nhiều loại máy tập thể dục, bao gồm cả máy tập ròng rọc và tạ, những thiết bị hiện nay rất phổ biến tại các phòng gym toàn cầu. Chương trình của ông, The Jack LaLanne Show, cũng là chương trình thể dục dài nhất trên truyền hình, kéo dài suốt 34 năm.

Tuy nhiên, điều làm tôi ấn tượng không phải là những kỳ tích ấy, mà chính là một bí quyết đặc biệt mà ông áp dụng trong cuộc sống của mình: làm việc theo trình tự.

Ở tuổi 94, Jack LaLanne vẫn dành hai giờ mỗi sáng để tập thể dục, trong đó có 90 phút nâng tạ và 30 phút đi bộ, bơi lội. Ông thực hiện điều này mỗi ngày với một mục tiêu rõ ràng: vào ngày sinh nhật thứ 95, ông sẽ bơi từ bãi biển California đến đảo Santa Catalina, khoảng cách khoảng 20 dặm. Ông vui vẻ chia sẻ: “Tôi không thể chết được, điều đó sẽ phá hủy hình ảnh của tôi.” Và vì vậy, ông luyện tập mỗi ngày một cách kiên định, nhắm đến mục tiêu lớn, và theo dõi sức khỏe của mình để đạt được mục tiêu đó.

Cũng giống như Jack LaLanne luyện tập thể dục theo một trình tự cụ thể, việc quản lý thời gian cũng cần có một quy trình rõ ràng và kỷ luật. Quản lý thời gian không chỉ là lập danh sách công việc hay ưu tiên một cách mơ hồ. Việc thiếu sự kiên định và thiếu quy trình sẽ khiến chúng ta khó hoàn thành được mục tiêu. Quản lý thời gian cần phải là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự tập trung và kiên trì, luôn chú ý và làm theo kế hoạch đã định, không để bất kỳ yếu tố nào làm xao nhãng sự tập trung vào những việc quan trọng.

Dưới đây là ba bước đơn giản mà tôi tin rằng sẽ giúp bạn kiểm soát công việc trong suốt một ngày làm việc:

Bước 1 (5 phút): Lập kế hoạch cho ngày hôm đó

Trước khi bắt đầu công việc, hãy dành ra 5 phút để viết ra những việc cần làm trong ngày. Hãy quyết định xem công việc nào là quan trọng nhất và sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Những công việc nào sẽ giúp bạn cảm thấy mình đã làm được điều gì đó có ích vào cuối ngày? Sau đó, hãy sắp xếp chúng vào lịch làm việc của mình, đặc biệt là những công việc quan trọng nên được thực hiện vào đầu giờ làm việc. Thời gian buổi sáng là lúc hiệu quả nhất, vì vậy hãy ưu tiên các nhiệm vụ khó khăn và quan trọng vào thời gian này, trước khi kiểm tra email hay các thông báo khác.

Một nghiên cứu của Jim Loehr và Tony Schwartz trong cuốn sách The Power of Full Engagement cho thấy rằng khi những người tham gia một bài tập thể dục, nếu họ có kế hoạch rõ ràng về thời gian và địa điểm thực hiện, 100% họ sẽ hoàn thành. Ngược lại, những người không có kế hoạch cụ thể chỉ có 53% hoàn thành bài tập đó. Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, hãy xác định rõ ràng khi nào và ở đâu bạn sẽ làm nó.

Bước 2 (1 phút mỗi giờ): Tìm lại sự tập trung

Hãy đặt báo thức hoặc nhắc nhở trên điện thoại mỗi giờ. Khi tiếng chuông vang lên, hãy dành một chút thời gian để thở sâu, nhìn lại kế hoạch và tự hỏi xem mình đã sử dụng hiệu quả giờ vừa qua chưa. Sau đó, hãy xem lại kế hoạch công việc cho giờ tiếp theo và đảm bảo mình sẽ tập trung vào công việc quan trọng nhất. Đừng để thời gian “chi phối” bạn.

Bước 3 (5 phút): Đánh giá lại

Cuối ngày, trước khi kết thúc công việc, hãy tắt máy tính và dành vài phút để đánh giá lại những gì bạn đã làm. Hãy tự hỏi: bạn đã hoàn thành những công việc gì? Bạn đã tập trung vào vấn đề nào? Có yếu tố nào làm bạn phân tâm và làm giảm hiệu quả công việc? Làm thế nào để bạn có thể cải thiện vào ngày hôm sau?

Điều tuyệt vời nhất của việc làm việc theo trình tự là khả năng dự đoán. Bạn sẽ thực hiện công việc một cách đều đặn và hiệu quả, nhờ vào việc lặp lại những bước đi giống nhau mỗi ngày. Sự kiên định và tập trung vào mục tiêu sẽ giúp bạn duy trì hiệu quả công việc.

Làm việc theo trình tự có thể không giúp bạn bơi qua eo biển nước Anh hoặc kéo một chiếc thuyền trong khi tay bị trói, nhưng nó chắc chắn sẽ giúp bạn cảm thấy mình đã hoàn thành được rất nhiều việc hữu ích và có ý nghĩa.