Một bài học lớn về quản lý thời gian

Vài năm trước, khi còn làm nghề tư vấn, tôi đã thực hiện gần 100 chuyến bay mỗi năm. Với lịch trình di chuyển dày đặc như vậy, tôi luôn cố gắng tận dụng từng phút, từng giây để làm việc. Dần dần, tôi tin rằng làm việc hiệu quả là phải luôn tập trung tối đa, căng não suốt ngày. Tuy nhiên, một chuyến bay định mệnh đã làm thay đổi niềm tin đó.

Ngày hôm đó, khi tiếp viên thông báo: “Xin quý khách vui lòng thắt dây an toàn và điều chỉnh ghế của mình ...”, tôi bắt đầu nhẩm tính lại kế hoạch trong đầu. Gọi xe khi ra khỏi máy bay. Đặt đồ ăn tối khi đến khách sạn. Tối nay sẽ làm 2 tiếng để xong phần công việc ... Nhưng ngay khi vừa nghĩ đến đó, tôi đột ngột cảm thấy máy bay rơi tự do.

"Máy bay đang bay qua khu vực thời tiết xấu. Xin quý khách lưu ý..."

Mọi thứ bỗng chốc trở nên hỗn loạn. Nhìn sang bác ngồi cạnh, tôi thấy nỗi sợ trong mắt bác, hay có lẽ là nỗi sợ của chính tôi phản chiếu lại? Tôi nhớ trong phim, lúc này nhân vật chính sẽ suy nghĩ về những điều quan trọng trong cuộc sống. Nhưng suy nghĩ đầu tiên đến với tôi lại là: "Mình còn chưa kịp gửi file đi!"

Rồi đột nhiên, mọi thứ lặng đi. Cho đến khi có người hét lên: “May quá tưởng toi rồi”. Tất cả vỗ tay như một sự giải thoát. Khi nỗi sợ đã qua đi, tôi tự hỏi vì sao trong giây phút đó, mình lại nghĩ đến việc gửi file. Và tôi không tìm ra câu trả lời.

Bài học về quản lý thời gian

Ngay khi máy bay hạ cánh, tôi lập tức nhắn tin cho cả nhà và đó là thói quen tôi duy trì từ hôm ấy. Sau đó, tôi giúp bác người nước ngoài gọi xe khi thấy bác đang loay hoay ở quầy taxi. Dù chỉ mất 15 phút, nhưng đó là khoảng thời gian quý giá. Buổi tối, tôi rủ bạn bè đi ăn, không nhớ đã nói chuyện gì, chỉ biết rằng ba tiếng trôi qua thật nhanh.

Về đến khách sạn lúc đã hơn 11 giờ tối. Tôi nghĩ đến công việc còn dang dở… rồi tắt đèn đi ngủ. Lạ thay, hôm sau tôi cảm thấy tràn đầy năng lượng và vui vẻ hơn bình thường!

Sau đó, tôi đọc một câu chuyện nói về chiếc bình rỗng tượng trưng cho thời gian. Nếu bạn chỉ để viên sỏi nhỏ vào, không còn chỗ cho những viên đá lớn – những điều quan trọng trong cuộc sống. Và lúc ấy tôi mới hiểu tại sao tôi lại nghĩ đến việc gửi file đầu tiên khi máy bay gặp sự cố. Trước đó, tôi quá bận rộn với những viên sỏi nhỏ mà quên đi việc đặt những viên đá lớn vào trước.

Viên đá lớn quan trọng hơn

Công việc, sự nghiệp chắc chắn quan trọng, nhưng tôi nhận ra rằng nếu tôi ưu tiên viên đá lớn trước, chiếc bình thời gian sẽ vững chắc hơn. Việc dành thời gian cho bản thân và gia đình giúp tôi có sức khỏe và sự bình tĩnh để làm việc hiệu quả và cảm nhận công việc có ý nghĩa hơn. Chính nhận thức này đã trở thành phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất với tôi.

Chia sẻ cách quản lý thời gian hiệu quả: 10/40/10

Để xử lý những viên sỏi nhỏ, tôi áp dụng phương pháp 10/40/10 trong suốt 10 năm qua, giúp tôi đối mặt với những tuần làm việc 80 giờ, áp lực công việc lớn và kỳ vọng từ đội ngũ.

10 phút - Làm như chơi:

Bước đầu tiên là ghi ra tất cả các công việc cần làm một cách đơn giản, không cần kẻ bảng phân ô cầu kỳ. Bạn có thể viết trong sổ tay hoặc sử dụng các ứng dụng ghi chú. Sau đó, hãy làm ngay những công việc dễ dàng và nhanh chóng như đọc email, lên kế hoạch cho ngày, hoặc xử lý những việc nhỏ. Mỗi khi hoàn thành, bạn sẽ cảm nhận được một luồng dopamine vui vẻ từ não, giúp duy trì động lực.

40 phút - Làm ra làm:

Đây là bước để “vượt qua thử thách.” Bạn chọn công việc quan trọng nhất và tập trung hoàn toàn vào nó trong ít nhất 40 phút. Tắt tất cả các thông báo, đeo tai nghe, hoặc tắt điện thoại để không bị gián đoạn. Nếu công việc quá lớn, hãy chia nhỏ nó ra thành các phần dễ dàng hơn để xử lý. Ví dụ, thay vì lập kế hoạch dài hạn 5 năm, bạn có thể bắt đầu bằng cách:

Xem lại kế hoạch năm trước

Tải các dữ liệu cần thiết

Viết ra các ý chính

10 phút - Nghỉ ra nghỉ:

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi, đừng ngần ngại nghỉ ngơi. Não bộ sẽ kết nối các mảnh ghép lại khi bạn nghỉ ngơi. Đó chính là lý do tại sao chúng ta có thể có những khoảnh khắc “aha” khi không làm gì cả.

Kết luận

Mỗi người có cách quản lý thời gian riêng, nhưng qua trải nghiệm của mình, tôi đã học được rằng nếu chúng ta sắp xếp đúng thứ tự ưu tiên – đặt những viên đá lớn vào trước, chiếc bình thời gian của chúng ta sẽ trở nên vững chắc và hiệu quả hơn. Tôi hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích cho bạn.